Allgemein

Mit Personen (SuS, LPs etc.), welche die Schule verlassen, kann auf zwei Arten umgegangen werden:

AktionKonsequenz

Deaktivieren

  • Person kann jederzeit ohne die Hilfe von escola wieder aktiviert werden
  • Person hat keinen Zugang mehr zu escola
  • Daten der Person sind im Schulmanager nicht mehr ersichtlich
  • Daten der Person sind in der Personenverwaltung noch ersichtlich
  • Person erscheint nicht mehr aktiv auf der Webseite

Aus der Datenbank entfernen

  • Person kann nur mit Hilfe von escola unter Kostenfolge (Aufwand) wieder aktiviert werden
  • Person hat keinen Zugang mehr zu escola
  • Daten der Person sind im Schulmanager nicht mehr ersichtlich
  • Daten der Person sind in der Personenverwaltung nicht mehr ersichtlich
  • Person erscheint nicht mehr aktiv auf der Webseite


Empfohlenes Vorgehen

Folgendes Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt, muss jedoch bei jeder Schule an die lokalen Gegebenheiten und Bedürfnisse angepasst werden.

SituationAktion
Personen, welche die Schule definitiv verlassen wie zum Beispiel Lehrpersonen bei Pensionierung oder Schülerinnen und Schüler beim definitiven Austritt aus der Schule (3. Sek)Personen vorerst deaktivieren und nach einer gewissen Wartefrist (z.B. ein Jahr) definitiv aus der Datenbank entfernen (löschen).
Personen, bei welchen die Möglichkeit einer Rückkehr besteht wie zum Beispiel Schülerinnen und Schüler, welche an eine Privatschule wechseln.Personen deaktivieren.



Vorgehen zum Deaktivieren einer Person

  • Gehen Sie zu Verwaltung -> Personen. (1)

  • Gehen Sie die entsprechende Person und wählen Sie diese aus. (2)

  • Klicken Sie im Reiter "Aktionen" auf "Person deaktivieren". (3)


Vorgehen zum Deaktivieren mehrerer Personen

  • Gehen Sie zu Verwaltung -> Personen. (1)

  • Setzen Sie ein Häkchen bei den entsprechenden Personen, um diese auszuwählen. (2)

  • Wählen Sie in der neu erschienenen Dropdown-Liste ("Wählen Sie eine Aktion...") den Eintrag "Person deaktivieren". (3)

  • Der Vorgang wird bestätigt. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, den ausgeführten Vorgang zu widerrufen:


Vorgehen zum Entfernen (Löschen) einer Person aus der Datenbank:

  • Gehen Sie zu Verwaltung -> Personen. (1)

  • Gehen Sie die entsprechende Person und wählen Sie diese aus. (2)

  • Klicken Sie im Reiter "Aktionen" auf "Person aus der Datenbank entfernen". (3)

  • Bestätigen Sie das Entfernen der Person aus der Datenbank (Löschen), wählen Sie alternativ " Person deaktivieren" oder brechen Sie den Vorgang ab:

❗Bitte beachten Sie: Das Entfernen (Löschen) einer Person aus der Datenbank kann ohne Hilfe von escola nicht rückgängig gemacht werden.


Vorgehen zum Entfernen (Löschen) mehrerer Personen aus der Datenbank

  • Gehen Sie zu Verwaltung -> Personen. (1)

  • Setzen Sie ein Häkchen bei den entsprechenden Personen, um diese auszuwählen. (2)

  • Wählen Sie in der neu erschienenen Dropdown-List ("Wählen Sie eine Aktion...") den Eintrag "Person deaktivieren". (3)

  • Bestätigen Sie das Entfernen der Personen aus der Datenbank (Löschen) oder brechen Sie den Vorgang ab:

❗Bitte beachten Sie: Das Entfernen (Löschen) einer Person aus der Datenbank kann ohne Hilfe von escola nicht rückgängig gemacht werden.