Notfall-PDF

Escola bietet die Möglichkeit, ein Notfall-PDF zu generieren. Im Ernstfall können damit alle relevanten Informationen mit wenigen Klicks als PDF exportiert werden.

Inhalte

Die Notfall-PDF kann aus den folgenden Inhalten zusammengesetzt werden:

• Gesundheitskarte (Standard-Export aus der Personenverwaltung)

• Formulare (Formulare aus der Förder- oder Bildungsplanung, z. B. Medikamentenverordnung)

• Verlauf (Einträge aus dem Verlauf der Förder- oder Bildungsplanung, z. B. zur Medikamentenabgabe)

• Dokumente (Relevante Unterlagen aus den SuS-Dokumenten)

Generierung

Das Notfall-PDF kann an den folgenden Stellen in Escola generiert werden:

• Personenverwaltung (Verwaltung > Personen)
• Suchlupe (Lupensymbol oben rechts)
• Förderplanung-Übersicht
• Personensuche in der Escola App

Berechtigungen

Personen mit den Rollen Superadministrator:in, Administrator:in, Schulleitung, Lehrperson sowie Personengruppen mit der aktivierten Option «Zugriff auf das Notfall-PDF» können das Notfall-PDF generieren. Dabei gelten grundsätzlich dieselben Berechtigungen wie ansonsten in Escola.

Um sicherzustellen, dass im Ernstfall alle wichtigen Informationen verfügbar sind, kann für die vier Inhalte (Gesundheitskarte, Formulare, Verlauf und Dokumente) je festgelegt werden, ob die Berechtigungen beim Erstellen des Notfall-PDFs ignoriert werden sollen.

Das hat zur Folge, dass Mitarbeitende unter Umständen Zugriff auf Daten erhalten, die ihnen im regulären Betrieb nicht zur Verfügung stehen. 

Um Missbrauch zu verhindern, wird bei jeder Generierung eines Notfall-PDFs automatisch eine Benachrichtigung verschickt: In Mehrschulsystemen werden alle Superadministratoren informiert, in Einschulsystemen die Administratoren. Die E-Mail enthält Angaben darüber, wer das Notfall-PDF für welche Person und zu welchem Zeitpunkt erstellt hat. Zusätzlich wird jeder Zugriff im System protokolliert.

Bevor ein Notfall-PDF erstellt wird, werden die Nutzer:innen klar darauf hingewiesen, dass die Generierung gemeldet und geloggt wird.

Konfiguration

Die Konfiguration des Notfall-PDFs erfolgt durch Escola in Absprache mit der Schule oder Institution. Dabei wird gemeinsam festgelegt, welche Inhalte enthalten sein sollen (Gesundheitskarte, Formulare, Verlauf und Dokumente) und ob die Berechtigungen für diese Inhalte beim Generieren ignoriert werden sollen.

Bedingungen zur Nutzung

Die Escola GmbH stellt Schulen und Institutionen eine Funktion zur automatisierten Generierung von Notfall-PDFs über die Webplattform und App von Escola zur Verfügung. Es handelt sich dabei um eine rein technische Unterstützung.

Die Escola GmbH weist ausdrücklich darauf hin, dass die Verfügbarkeit und fehlerfreie Funktion dieser Funktionalität aus technischen Gründen (z. B. Wartungsarbeiten, Systemausfälle, Programmierfehler oder andere unvorhersehbare Ereignisse) nicht jederzeit gewährleistet werden kann. Die Generierung von Notfalldokumenten kann daher ganz oder teilweise fehlschlagen, unvollständig sein oder verzögert erfolgen.

Pflichten der Schulen und Institutionen

Die Verantwortung für die ordnungsgemässe Organisation und Durchführung von Notfallmassnahmen liegt vollumfänglich bei der jeweiligen Schule oder Institution.

Insbesondere sind Schulen und Institutionen verpflichtet:

• sicherzustellen, dass die im System erfassten Notfalldaten korrekt, aktuell und vollständig sind,
• Notfalldokumente regelmässig zu überprüfen,
• jederzeit ein physisches, griffbereites und funktionsfähiges Backup dieser Dokumente bereitzuhalten.

Das Unterlassen dieser Massnahmen erfolgt ausschliesslich auf eigenes Risiko der Schule oder Institution.

Die Escola GmbH übernimmt keine Verantwortung für fehlerhafte, veraltete oder unvollständige Daten, sofern diese auf fehlende oder ungenügende Eingaben bzw. mangelnde Pflege durch die nutzende Schule zurückzuführen sind.

Haftungsausschluss

Soweit gesetzlich zulässig schliesst die Escola GmbH jegliche Haftung für direkte oder indirekte Schäden infolge der Nichtverfügbarkeit, fehlerhaften Generierung oder mangelhaften Inhalte von Notfall-PDFs aus.