Wie erstelle ich eine neue Dokumentvorlage?

Geändert am: Fr, 27 Sep, 2024 um 2:25 NACHMITTAGS

Alle Lehrpersonen und Mitarbeitenden können eigene Dokumentvorlagen erstellen. In diesem Artikel wird das Vorgehen detailliert erklärt.

INHALTSVERZEICHNIS

Neue Dokumentvorlage erstellen
Erweiterte Funktionen

Neue Dokumentvorlage erstellen

Gehe zu «Verwaltung» (1) > «Dokumentvorlagen» (2) > «Erstellen» (3).
Melde dich, falls du den Reiter Dokumentvorlagen nicht siehst, bei einem Administrator.
(Hinweis für Administratoren: Die Freigabe erfolgt unter «CMS» > «Navigation»).
Wähle anschliessend eine einzelne Kategorie oder mehrere Kategorien aus, für welche du die neue Dokumentvorlage erstellen möchtest (4) und klicke auf «Weiter» (5).

Es ist entscheidend, die passende Kategorie auszuwählen, da abhängig von der gewählten Kategorie verschiedene Daten und somit auch unterschiedliche Platzhalter zur Verfügung stehen. Bei der Auswahl mehrerer Kategorien werden nur diejenigen Platzhalter angezeigt, die in allen ausgewählten Kategorien vorhanden sind. Weitere Informationen dazu:
Weshalb gibt es verschiedene Kategorien von Dokumentvorlagen?
Nun siehst du alle für diese Kategorie verfügbaren Platzhalter. Nutze die Suchfunktion (6) um schnell nach dem gesuchten Platzhalter zu filtern. Mit einem Klick auf das Kopier-Icon (7) kannst du dieses schnell in die Zwischenablage kopieren um danach in dein Word-Dokument einzufügen.
Wir empfehlen dir, parallel dein Word-Dokument zu öffnen (Mit Microsoft Word oder einem anderen Programm wie Apple Pages oder LibreOffice, welches Dateien im «docx» Format unterstützt. Weitere Informationen: Funktionieren die Dokumentvorlagen nur mit Microsoft Word?), damit du die Platzhalter direkt einfügen kannst (Am schnellsten mit den Tasten «cmd + v» unter Mac und «ctrl + v» unter Windows).
Sobald du dein docx-Dokument fertiggestellt hast, kannst du es durch Klicken auf den Button «Vorlage hochladen» hochladen. Alternativ können auch im Reiter «Verwalten» neue Dokumentvorlagen hochgeladen werden.
Anschliessend siehst du deine hochgeladene Vorlage im Reiter «Verwalten» (11). Du kannst via Context-Menü (12) diverse Aktionen ausführen wie beispielsweise umbenennen, ersetzen oder deinen Kollegen freigeben.

Erweiterte Funktionen

Die Verwendung der Platzhalter für Bezugspersonen, Geschwister und Klassenlehrpersonen wird in folgendem Artikel detailliert erklärt:

Wie funktionieren die Platzhalter für Bezugspersonen, Geschwister und Klassenlehrpersonen?

Zudem können für die Platzhalter Schleifen (Loops) und Bedingungen (Conditions) verwendet werden. Detaillierte Erklärungen findest du in den folgenden FAQ-Artikeln: