Setup-Guide für die Dokumentvorlagen (Admin)

Der folgende Artikel ist für alle Superadministratoren in Mehrschulsystemen und Administratoren in Einschulsystemen und dient zum erstmaligen Setup des Moduls Dokumentvorlagen. Dieses Setup kann ab der Freischaltung der Dokumentvorlagen am Mittwoch, 1. November 2023 durchgeführt werden.

1. Dokumentvorlagen-Administrator:innen definieren

Dokumentvorlagen-Administratoren:innen sind typischerweise Mitarbeitende der Schulverwaltung und haben eine übergeordnete Funktion für die Verwaltung der Dokumentvorlagen. Diese können Vorlagen der Schule erstellen und diese den Lehrpersonen und Mitarbeitenden freigeben.

Als Superadministrator in einem Mehrschulsystem bzw. Administrator in einem Einschulsystem musst du diese unter «Verwaltung» (1) > «Dokumentvorlagen» (2) > «Einstellungen» (3) Dokumentvorlagen-Administrator:innen definieren (4):

Weiterführende Informationen:

• Was sind Dokumentvorlagen-Administrator:innen? (Admin)
• Was ist der Unterschied zwischen «eigenen Vorlagen» und «Vorlagen der Schule»?

2. Definiere den Zugriff auf die Dokumentvorlagen-Verwaltung

Alle Lehrpersonen und Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, Dokumente zu generieren, indem sie die bereitgestellten Dokumentvorlagen nutzen. 

Damit diese allerdings eigene Vorlagen erstellen können, benötigen sie Zugriff auf den Navigationseintrag «Dokumentvorlagen». Standardmässig haben nur Personen mit der Rolle «Lehrpersonen», «Schulleitung», «Administrator» oder «Superadministrator» Zugriff. 

Um weiteren Rollen Zugriff auf den Navigationseintrag «Dokumentvorlagen» zu gewähren, gehe unter «CMS» (1) > «Navigation» (2) > «Dokumentvorlagen ändern» und definieren unter «Zugriff» (4), wer zusätzlich noch Zugriff haben soll und speichere die Änderung (5).

3. Mit der Verwendung starten

Nachdem das grundlegende Setup erledigt ist, kannst du und dein Team mit der Verwendung der Dokumentvorlagen starten. Diverse FAQ-Artikel vereinfachen euch den Start:

Für Dokumentvorlagen-Administrator:innen

• Was sind Dokumentvorlagen-Administrator:innen? (Admin)
• Wie erstelle ich «Vorlagen der Schule»? (Admin)
• Was bedeutet «Veröffentlichen» und «Privatisieren»? (Admin)

Für alle Benutzer

• Was sind Dokumentvorlagen?
• Wo sind die Dokumentvorlagen verfügbar?
• Wie erstelle ich eine neue Dokumentvorlage?
• Wie funktionieren die Platzhalter für Bezugspersonen, Geschwister und Klassenlehrpersonen?
• Wie generiere ich Dokumente mit den Dokumentvorlagen?
• Funktionieren die Dokumentvorlagen nur mit Microsoft Word?
• Was ist der Unterschied zwischen «eigenen Vorlagen» und «Vorlagen der Schule»?
• Weshalb gibt es verschiedene Kategorien von Dokumentvorlagen?
• Weshalb ist das Modul «Dokumentvorlagen» eine Beta-Version?
• Verwendung von Schleifen (Loops) in den Dokumentvorlagen
• Verwendung von Bedingungen (Conditions) in den Dokumentvorlagen