Wie erstelle ich «Vorlagen der Schule»? (Admin)

Als Dokumentvorlagen-Administrator:in hast du die Möglichkeit offizielle Vorlagen für die Schule zu erstellen. Bei «Vorlagen der Schule» wird die Schule selbst anstelle der Benutzer als Eigentümer angegeben. In der Freigabe können anstelle von einzelnen Personen ganze Personengruppen selektiert werden. Alle Dokumentvorlagen-Administrator:innen können alle Vorlagen der Schule bearbeiten.

Weitere Informationen zum Unterschied von «eigenen Vorlagen» und «Vorlagen der Schule»:
Was ist der Unterschied zwischen «eigenen Vorlagen» und «Vorlagen der Schule»?

INHALTSVERZEICHNIS

• Wie erstelle ich eine «Vorlage der Schule»?
• Wie funktioniert die Freigabe von «Vorlagen der Schule»?
• Was bedeutet «Herunterladen der Vorlage erlauben»?
• Wie kann ich eine «Vorlage der Schule» wieder zu einer «eigenen Vorlage» umwandeln?

Wie erstelle ich eine «Vorlage der Schule»?

Erstelle wie gewohnt eine neue Dokumentvorlage (weiterführende Informationen: Wie erstelle ich eine neue Dokumentvorlage). Gehe dann in den Dokumentvorlagen auf den Reiter «Verwalten» (1) und via Context-Menü (2) auf die Option «Veröffentlichen». Gehe danach auf «Freigeben», um zu definieren, wer die Dokumentvorlage verwenden darf.

Wie funktioniert die Freigabe von «Vorlagen der Schule»?

Für die Freigabe der Vorlagen der Schule können Personengruppen ausgewählt werden. Alle Benutzer, welche mindestens einer der selektierten Personengruppen angehören, können diese Vorlagen dann zur Generierung von Dokumenten verwenden.

Was bedeutet «Herunterladen der Vorlage erlauben»?

Falls du die Option «Herunterladen der Vorlage» aktivierst, können die Benutzer die Originalvorlage herunterladen, anpassen und als eigene Vorlage wieder hochladen.

Die Aktivierung dieser Option macht bei Dokumentvorlagen Sinn, welche die Schulen als Hilfestellung zur Verfügung stellen möchten und von welchen Lehrpersonen und Mitarbeitenden auch eigene Varianten erstellen dürfen.

Bei Vorlagen, die unverändert übernommen werden sollen (z.B. kantonale Dokumentvorlagen), sollte diese Option deaktiviert bleiben.

Wie kann ich eine «Vorlage der Schule» wieder zu einer «eigenen Vorlage» umwandeln?

Gehe dafür wieder in den Dokumentvorlagen auf den Reiter «Verwalten» und klicke dann bei der entsprechenden Dokumentvorlagen via Context-Menü auf den Button «Privatisieren».