Dokumentvorlagen für Bezugspersonen mit unterschiedlichen Wohnadressen

Viele Schüler:innen haben Bezugspersonen, die nicht an derselben Adresse wohnen. In diesem Artikel wird dir erklärt, wie du Dokumentvorlagen erstellst, für welche automatisch separate Briefe für separat lebende Bezugspersonen erstellt werden oder nur ein Brief für die Bezugsperson, welche mit dem Schüler/der Schülerin zusammenlebt.

INHALTSVERZEICHNIS

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Vorlage erstellen

• Gehe zu «Verwaltung» (1) > «Dokumentvorlagen» (2) > «Erstellen» (3).
  Melde dich, falls du den Reiter Dokumentvorlagen nicht siehst, bei einem Administrator.
  (Hinweis für Administratoren: Die Freigabe erfolgt unter «CMS» > «Navigation»).
  

• Wähle anschliessend die Kategorie «Schüler:innen» (4) aus und klicke auf «Weiter» (5).
  

• Nutze die Suchfunktion (6), um schnell nach den gesuchten Platzhaltern zu filtern. In diesem Fall suchen wir nach Platzhaltern, welche die Bezeichnung «diff» enthalten. Mit einem Klick auf das Kopier-Icon (7) kannst du diese schnell in die Zwischenablage kopieren, um sie danach in dein Word-Dokument einzufügen.

Das könnte beispielsweise folgendermassen aussehen (siehe Bild unten). Du findest bei den Dokumentvorlagen unter «Beispiele», diese Vorlagen-Beispiele («Brief Klassenzuteilung», «Zahnarztgutschein» & «Elternbrief») auch zum Download.

• Sobald du dein docx-Dokument fertiggestellt und gespeichert hast, kannst du es durch Klicken auf den Button «Vorlage hochladen» hochladen. Alternativ können auch im Reiter «Verwalten» neue Dokumentvorlagen hochgeladen werden.

Vorlage verwenden

• Gehe zu «Verwaltung» (1) > «Personen» (2).

• Wähle alle Schüler:innen aus, für die die Dokumentvorlage generiert werden soll.
• Sobald du Personen auswählst, erscheint dir ein Aktionsfeld (3). Wähle die Option «Dokumentvorlage verwenden (SuS)» (4).

• Gehe zu «Meine Vorlagen» (5), wähle das entsprechende Dokument aus (6) und klicke auf «Weiter» (7).

• Nun erscheinen dir 3 Optionen, wie das folgende Dokument erstellt werden kann. Was bedeuten diese?

Option 1

Bei dieser Option wird pro Kind lediglich ein Elternbrief erstellt, auch wenn die Bezugspersonen nicht am gleichen Ort wohnen.

> Es wird ein Brief für diejenige Bezugsperson(en) erstellt, bei welcher das Kind lebt.

Option 2

Bei dieser Option werden so viele Briefe pro Kind erstellt, wie es erziehungsberechtigte Bezugspersonen mit unterschiedlicher Wohnadressen im System erfasst hat.

> Hier ein Beispiel:  

Bei Andrea sind 2 erziehungsberechtigte Bezugspersonen (Mutter und Vater) im System erfasst. In ihrem Fall wohnen Mutter und Vater nicht mehr am gleichen Ort und haben somit unterschiedliche Wohnadressen im System hinterlegt, wodurch automatisch zwei Elternbriefe generiert werden: Einen für die Mutter und Einen für den Vater.

Option 3

Bei dieser Option werden so viele Briefe pro Kind erstellt, wie es informationsberechtigte Bezugspersonen mit unterschiedlicher Wohnadressen im System erfasst hat.

> Nach dem gleichen Prinzip wie bei den erziehungsberechtigten Bezugspersonen (siehe Beispiel von Andrea Gajic unter Option 2).

Hinweis: Wohnen die Bezugspersonen am gleichen Ort, wird dies bei allen 3 Optionen berücksichtigt. Die Bezugspersonen werden somit in der Anschrift zusammengefasst, wodurch lediglich ein Dokument erstellt wird.

• Wähle nun die passende Option und klicke anschliessend auf «Herunterladen».