Buchungsportal: Übersicht

Das Buchungsportal ist ein Zusatzmodul in Escola, das nur Superadministrator:innen in Mehrschulsystemen, Admins in Einschulsystemen und Schulangebote-Admins zur Verfügung steht. Es ermöglicht das Erstellen von Anmeldeformularen oder Buchungsumfragen, die mit Eltern/Bezugspersonen geteilt werden können. Eltern können über die App oder die Webplattform diese Formulare/Umfragen ausfüllen. Die Anmeldungen der Eltern können anschliessend direkt in Schulangebots-Buchungen umgewandelt werden, sodass der gesamte Prozess effizient und unkompliziert erfolgen kann.

INHALTSVERZEICHNIS

• Übersicht im Buchungsportal
• Neues Anmeldeformular erstellen
  • 1. Allgemeine Informationen
  • 2. Formularstruktur erstellen
  • 3. Formular veröffentlichen
• Formulare in Kategorien sortieren
  • Wie wird eine neue Kategorie erstellt?  
  • Wie werden Formulare einer Kategorie zugeordnet?
  • Wie sieht die Ansicht für Eltern und Bezugspersonen aus?   

Übersicht im Buchungsportal

Nach dem Klick auf Buchungsportal (1) gelangst du zur Übersicht und siehst eine Liste aller bereits erfassten Formulare (2). Die Übersicht bietet auf einen Blick wichtige Informationen zu jedem Formular, darunter:

• Veröffentlichungsdatum, Anmeldeschluss und aktuelle Anmeldezahlen (3)
• Status des Formulars: Entwurf, Publiziert, Geschlossen oder Archiviert (4)
• Bearbeitungsoptionen: Formulare können hier bearbeitet, gelöscht oder dupliziert werden (5)

Für die ausgewählten Formulare (6) steht ein Excel-Export (7) zur Verfügung, der nützlich ist, wenn beispielsweise frühzeitig mit der Ressourcenplanung begonnen wird.

Neues Anmeldeformular erstellen

1. Allgemeine Informationen

Klicke auf Neues Formular (7), um ein neues Formular zu erstellen. Im ersten Schritt gibst du die allgemeinen Informationen ein:

• Formular-Titel (8)
• Icon-Auswahl (9): Transport, Verpflegung oder Betreuung
• Anmeldeschluss (10)

Zwischendurch kann der Entwurf gespeichert (11) oder eine Vorschau angesehen werden (12).

2. Formularstruktur erstellen

Das Formular kann flexibel gestaltet werden. Vier verschiedene Elemente stehen zur Verfügung und können in der Reihenfolge verschoben oder mehrfach eingefügt werden:

• Freitext (13): Füge einen Titel sowie Beschreibungen (Erklärungen/Hinweise) hinzu

• Frage (14): Erfasse Fragen und wähle, ob kurze oder längere Antworten erlaubt sind und entscheide, ob das Feld als Pflichtfeld markiert werden soll (-> "Erforderlich")

• Auswahl (15): Erstelle Mehrfachauswahl-Optionen, z.B. zur Auswahl von Ernährungsvorlieben und entscheide, ob das Feld als Pflichtfeld markiert werden soll (-> "Erforderlich")

• Zeitfenster (16): Füge Wochentage und Zeitspannen hinzu und entscheide, ob eine Mehrfachauswahl möglich sein soll und ob das Feld als Pflichtfeld markiert werden soll. 

Bei Betreuungsangeboten, die an mehreren Tagen stattfinden (z.B. Morgenbetreuung, die von Montag bis Freitag stattfindet), ist es wichtig, dass "Mehrere Antworten möglich" angewählt ist – ansonsten können die Bezugspersonen nur einen Tag auswählen.

Wichtig: Um die Anmeldungen zu Schulangebote-Buchungen verarbeiten zu können, beachte die Informationen in diesem Artikel: Buchungsportal: Hinweise zu den Zeitfenster-Elementen

3. Formular veröffentlichen

Entscheide, ob das Formular geplant (17) oder sofort veröffentlicht werden soll (18).

Formulare nach Kategorien sortieren

Das Sortieren von Formularen nach Kategorien sorgt für deutlich mehr Ordnung und Übersichtlichkeit auf der Plattform – insbesondere dann, wenn eine Schule sehr viele verschiedene Formulare verwendet. Wenn die Administrator:innen keine Kategorien einrichten, bleibt die Anzeige für alle Benutzer:innen unverändert.

Wie wird eine neue Kategorie erstellt?  

 Um eine Kategorien für die Formulare anzulegen, gehe folgendermassen vor:  

• Navigiere zu Verwaltung > Schulangebote > Buchungsportal   
• Klicke in der Leiste oben rechts  "+ Neue Kategorie"
• Gib den gewünschten Namen für die neue Formularkategorie ein und speichere die Eingabe

Wie werden Formulare einer Kategorie zugeordnet?

Du hast zwei verschiedene Möglichkeiten, um Formulare den von dir erstellten Kategorien zuzuordnen:  

Möglichkeit 1: Über die Formularliste per Mehrfachauswahl

• Setze in der Liste der Anmeldeformulare ein Häkchen bei allen Formularen, die du einer Kategorie zuordnen möchtest
• Klicke oberhalb der Tabelle auf den Button "Kategorie wählen"
• Selektiere im Popup-Fenster die gewünschte Formularkategorie (wie beispielsweise "Anmeldungen" oder "Ferien")
• Schliesse den Zuweisungsprozess ab, indem du auf den blauen Button "Wählen" klickst

Möglichkeit 2: Direkt beim Bearbeiten eines einzelnen Formulars

• Klicke in der Formularliste beim entsprechenden Eintrag auf das Stiftsymbol, um das Formular zu bearbeiten

• Klicke direkt in der Bearbeitungsmaske auf den Button "Kategorie wählen"

• Wähle die gewünschte Formularkategorie im Popup-Fenster aus

• Bestätige die Zuordnung mit einem Klick auf den Button "Wählen"

Wie sieht die Ansicht für Eltern und Bezugspersonen aus?   

Durch das Zuweisen von Kategorien wird das Buchungsportal für Eltern und Bezugspersonen noch übersichtlicher gestaltet: 

• Nach dem Login finden Eltern und Bezugspersonen die freigegebenen Angebote unter dem Reiter "Anmeldungen"   
• Alle aktiven Formulare werden den Benutzer:innen dort getrennt nach den jeweiligen Kategorien angezeigt