Import-Schnittstelle: Zuordnungen (Admins)

In diesem Artikel erfährst du, wie und wo du in der Import-Schnittstelle korrekte Zuordnungen vornehmen kannst.

Im Tab Zuordnen der Import-Schnittstelle legst du fest, wie Daten aus dem externen System (z. B. einer Gemeindesoftware) den Personen und Rollen in Escola zugewiesen werden. 

Der Tab ist in sieben Bereiche unterteilt: Schulen, Rollen, Bezugsperson-Funktionen, Klassen, SuS, Bezugspersonen und Personal.

INHALTSVERZEICHNIS

• Schulen
• Rollen
• Bezugspersonen-Funktionen
• Klassen
• SuS (Schülerinnen und Schüler)
• Bezugspersonen
• Personal

Schulen

Unter Schulen ordnest du die Schulhäuser bzw. Schuleinheiten aus dem externen System den entsprechenden Escola-Schuleinheiten zu.

• Wichtige Grundregel: Es können nur Klassen, Schüler:innen und Bezugspersonen synchronisiert werden, wenn ihr Schulhaus zuvor einer Escola-Schuleinheit zugeordnet wurde. Personal (z. B. Lehrpersonen) kann hingegen auch unabhängig vom Schulhaus synchronisiert werden.

• Noch nicht zugeordnet: Listet alle Schulhäuser aus der Schnittstelle auf, die noch keine Verknüpfung haben. Wähle im Dropdown-Menü "Schuleinheit wählen" die passende Escola-Schuleinheit aus oder aktiviere das Kontrollkästchen "Nicht synchronisieren", falls die Daten ignoriert werden sollen.

• Zugeordnet: Zeigt alle bereits verknüpften Schulhäuser an. Du kannst die Zuordnung hier jederzeit über das Dropdown-Menü anpassen oder nachträglich deaktivieren.

Klicke nach der Konfiguration oben rechts auf den blauen Button Speichern.

Rollen

Unter Rollen legst du fest, welche Rolle aus dem externen System welcher Escola-Rolle entspricht. Es können nur Personen synchronisiert werden, die mindestens eine zugeordnete Rolle haben – nur diese werden hier angezeigt.

In der Tabelle siehst du links die Rolle aus dem externen System (inkl. Bezeichnung, Typ und Anzahl Personen) und rechts die entsprechende Escola-Rolle als Dropdown. Pro Rolle aus dem externen System stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:

• Nicht synchronisieren: Die Personen mit dieser Rolle werden nicht in Escola synchronisiert
• Escola-Rolle (Dropdown): Wähle die passende Escola-Rolle aus, z. B. "Eltern/Bezugspersonen" oder "Schüler:innen"
• Optional: Ist diese Option aktiviert, wird die Rolle in Escola nur vergeben, wenn sie noch nicht vorhanden ist – bestehende Rollen werden nicht überschrieben
• +: Fügt eine weitere Escola-Rolle hinzu, die derselben externen Rolle zugeordnet wird
• Alle Optional: Setzt alle zugeordneten Escola-Rollen dieser externen Rolle auf "Optional"

Nach dem Vornehmen von Änderungen klickst du auf Speichern. Mit Änderungen verwerfen setzt du die Ansicht auf den zuletzt gespeicherten Stand zurück.

Bezugspersonen-Funktionen

Unter Funktionen wird festgelegt, welche Funktion Bezugspersonen in Escola erhalten. Es können nur Bezugspersonen mit einer zugeordneten Funktion synchronisiert werden.

Für jede Funktion aus dem externen System stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

• Nicht synchronisieren: Die Funktion wird nicht nach Escola übertragen
• Nach Geschlecht teilen: Die Funktion kann je nach Geschlecht unterschiedlich zugewiesen werden, z. B. Männlich → "Vater", Weiblich → "Mutter". Über den Link "Nicht nach Geschlecht teilen" wird diese Aufteilung wieder deaktiviert
• Funktion synchronisieren: Ist diese Option aktiviert, wird die Funktion (z. B. "Vater" oder "Mutter") in Escola nicht mehr manuell änderbar – sie wird ausschliesslich über die Schnittstelle gesteuert

Zusätzlich kannst du folgende Berechtigungen für die Funktion festlegen:

• erziehungsberechtigt: Aktiviere die Checkbox "Diese Funktion ist erziehungsberechtigt", wenn Bezugspersonen mit dieser Funktion in Escola als erziehungsberechtigt gelten sollen. Mit "erziehungsberechtigt synchronisieren" wird dieses Attribut ebenfalls durch die Schnittstelle gesteuert und ist in Escola nicht mehr manuell änderbar
• informationsberechtigt: Analog zur obigen Einstellung – aktiviere "Diese Funktion ist informationsberechtigt" und optional "informationsberechtigt synchronisieren", um die Informationsberechtigung über die Schnittstelle zu steuern

Gibt die Schnittstelle selbst keine Angaben zu "erziehungsberechtigt" oder "informationsberechtigt", werden die Werte aus der Konfiguration in Escola übernommen.

Klassen

Unter Klassen verknüpfst du die Klassen aus dem externen System mit den Schulklassen in Escola. Es können nur Klassen von Schulen synchronisiert werden, deren Schulhaus im Tab "Schulen" zuvor zugeordnet wurde.

• Schuljahr auswählen: Wähle oben über die Radio-Buttons das gewünschte Schuljahr aus (z. B. "Schuljahr 2026/27" oder "Schuljahr 2027/28").
• Klassenansicht & Details: Auf der linken Seite werden die Klassen aus dem externen System inklusive Zusatzinformationen angezeigt (z. B. ID, Jahrgangsstufe, Klassentyp, zugeordnete Lehrpersonen sowie Anzahl Schüler:innen).

• Optionen zur Zuordnung: Auf der rechten Seite stehen dir für jede Klasse drei Aktions-Buttons zur Auswahl:

  • Nicht synchronisieren: Die Klasse wird nicht nach Escola übertragen.

  • Bestehende Klasse auswählen: Verknüpft die Klasse mit einer bereits in Escola vorhandenen Klasse. Wähle die Zielklasse über das Dropdown-Menü "Bestehende Klasse" aus.

  • Neue Klasse erstellen: Legt automatisch eine neue Klasse in Escola an.

• Klassenname anpassen: Im Textfeld "Klassenname [Schuljahr]" kannst du die Bezeichnung der Klasse für das gewählte Schuljahr bei Bedarf individuell überschreiben.

Sichere deine Einstellungen anschliessend über den Button Speichern oben rechts.

SuS (Schülerinnen und Schüler)

Der Tab SuS zeigt Schüler:innen, die weder einer Klasse noch einer Schuleinheit zugeordnet sind, aber dennoch synchronisiert werden sollen. Die Ansicht ist nach Schuljahren unterteilt – du kannst über die Schuljahr-Navigation oben zwischen den Schuljahren wechseln. Die Zahl in Klammern zeigt jeweils die Anzahl der betroffenen Schüler:innen an.

Schüler:innen in der Sektion Zugeordnet (nicht synchronisieren) sind zwar der Schnittstelle bekannt, werden jedoch nicht aktiv synchronisiert. Du kannst über das Stift-Icon einzelne Personen bearbeiten oder die Zuordnung anpassen.

Bezugspersonen

Unter Bezugspersonen werden Bezugspersonen von Schüler:innen angezeigt, die weder einer Klasse noch einer Schuleinheit zugeordnet sind, aber dennoch synchronisiert werden sollen.

Personen in der Sektion Noch nicht zugeordnet sind in der Schnittstelle vorhanden, konnten aber noch keiner bestehenden Escola-Person zugewiesen werden. Für jede solche Person hast du drei Möglichkeiten:

• Nicht synchronisieren: Die Person wird nicht in Escola synchronisiert
• Bestehende Person auswählen: Verknüpfe die Person aus dem externen System mit einer bereits bestehenden Person in Escola. Escola macht dabei automatisch einen Vorschlag, wenn eine Übereinstimmung gefunden wird (z. B. gleicher Name und Geburtstag). Du kannst den Vorschlag übernehmen oder über das Suchfeld eine andere Person auswählen
• Neue Person erstellen: Eine neue Escola-Person wird auf Basis der Daten aus dem externen System angelegt

Personal

Der Tab Personal umfasst Lehrpersonen und andere Personen, die weder Schüler:innen noch Bezugspersonen sind. Es können nur Personen synchronisiert werden, die eine zugeordnete Rolle haben – nur diese werden hier angezeigt.

Sind keine Personen vorhanden oder wurden noch keine Rollen für Personal zugeordnet, erscheint der Hinweis "Keine Personen vorhanden".