Vorgehen beim Schuljahreswechsel für Schulen mit Import-Schnittstelle

Bei der Verwendung der Import-Schnittstelle sind beim Schuljahreswechsel folgende Punkte zu beachten:

• 1. Zeitpunkt des Schuljahreswechsels auf Escola
  • Scolaris
  • CMI Schule und iCampus
  • Edis
• 2. Zuordnungen fürs kommende Schuljahr
  • Klassen-Zuordnungen
  • SuS-Zuordnungen / Personenübernahme

1. Zeitpunkt des Schuljahreswechsels auf Escola

Für die Durchführung des Schuljahreswechsels auf Escola muss unterschieden werden, von welchem System importiert wird. Je nach System müssen andere Punkte beachtet werden.

Wichtig für alle Schnittstellen:

Führe die Zuordnungen für das kommende Schuljahr unter Verwaltung -> Import-Schnittstelle > Zuordnen durch, bevor du den Schuljahreswechsel auf Escola durchführst!

Scolaris

Grundsätzlich kann der Schuljahreswechsel auf Escola unabhängig von Scolaris vorbereitet und durchgeführt werden. Wir empfehlen, den SJW auf Escola und den SJW in Scolaris möglichst zeitnah auszuführen, da Escola und Scolaris im gleichen Schuljahr sein müssen, damit eine Synchronisation möglich ist. Je nach Zeitpunkt des Schuljahreswechsels sind folgende Punkte zu beachten: 

• Wurde der SJW in Scolaris ausgeführt, wird die Synchronisation bis zum SJW auf Scolaris automatisch pausiert, d.h. es werden keine neuen Schülerinnen und Schüler sowie Lehrpersonen aus Scolaris auf Escola erstellt oder bestehende aktualisiert
• Die Synchronisation wird automatisch wieder aufgenommen, sobald der SJW in Scolaris durchgeführt wurde
  
  

CMI Schule und iCampus

Bei CMI und iCampus gibt es das Konzept eines Schuljahreswechsels nicht. Daher ist nur zu beachten, dass in CMI / iCampus alle Daten fürs kommende Schuljahr korrekt vorbereitet sind. Das heisst, vor einem SJW auf Escola müssen die neuen Klassen und Personen in CMI / iCampus erstellt und  auf Escola zugeordnet worden sein. Sobald die Zuordnungen fürs kommende Schuljahr in der Import-Schnittstelle gemacht worden sind und auch keine Daten dabei fehlen, kann der Schuljahreswechsel durchgeführt werden.

Edis

Bei Edis findet der Wechsel an einem Stichtag (jeweils der 1. August) statt. Der Schuljahreswechsel kann bei Escola bereits vorher durchgeführt werden, wobei wir empfehlen, den Wechsel zeitnah auszuführen. 

Solltest du den Schuljahreswechsel auf Escola vorher ausführen wollen, musst du Folgendes beachten:

• Sobald der Wechsel auf Escola erfolgt, werden bis zum Stichtag keine Daten auf Escola mehr aktualisiert und der Stand zum Zeitpunkt des Wechsels wird bis zum Stichtag der aktuelle sein (Beispiel: Am 15. Juli wird der SJW durchgeführt, am 17. Juli wird Lena Müller auf Edis mutiert -> in Escola werden keine Änderungen importiert bis zum 1. August)
• Sobald der Stichtag eintrifft, werden die Daten wieder automatisch importiert und die Synchronisation wird wieder aufgenommen

Wichtig:

Sobald der Schuljahreswechsel durchgeführt wurde, muss nochmals ein Daten-Import und eine Synchronisation durchlaufen, damit die Import-Schnittstelle wieder korrekte Daten erhält. 

Das kannst du entweder manuell machen unter Verwaltung > Import-Schnittstelle > Log und dort den Button "Daten aktualisieren" sowie anschliessend "Sync durchführen" anklicken. Oder du wartest bis zum nächsten Tag, wenn der tägliche automatische Sync durchläuft.

2. Zuordnungen fürs kommende Schuljahr

Klassen-Zuordnungen

Gehe unter Verwaltung > Import-Schnittstelle > Zuordnen > Klassen und wähle beim Radio-Button das kommende Schuljahr aus.

Die Klassen kannst du nun hier entsprechend zuordnen:

• Falls die Klasse nicht synchronisiert werden soll, klickst du auf "Nicht synchronisieren"
• Falls die Klasse in Escola bereits besteht, es sich also um eine aktive Klasse handelt, die weitergeführt wird,  klickst du auf "Bestehende Klasse auswählen", wählst im Dropdown die entsprechende Klasse aus und kannst den Namen fürs kommende Schuljahr definieren
• Falls die Klasse noch nicht in Escola existiert, also eine neue Klasse erstellt werden soll, klickst du auf "Neue Klasse erstellen" - die Klasse wird dann mit dem Namen erstellt, den du von Scolaris/CMI/iCampus/Edis erhältst

Beachte:

Richte dich an die Namen in den Klammern, dort wird die Klassenbezeichnung des aktuellen Schuljahres aufgeführt. Die "??" davor stehen für den Namen fürs kommende Schuljahr, welcher im Nachhinein gesetzt werden kann. 

SuS-Zuordnungen / Personenübernahme

Geh unter Verwaltung > Import-Schnittstelle > Zuordnen > SuS und wähle die Schuleinheit sowie das kommende Schuljahr aus.

Die Zuordnungen der SuS ist nach Klassen gegliedert. Wenn du bestimmte SuS zuordnen willst, musst du zuerst die entsprechende Klasse aufklappen (1).

Nun kannst du die Zuordnungen manuell/einzeln vornehmen:

• Falls die Person nicht synchronisiert werden soll, klickst du auf "Nicht synchronisieren"
• Falls die Person in Escola bereits existiert, klickst du auf "Bestehende Person auswählen" (2) und übernimmst die Person im Vorschlag oder wählst eine andere Person aus, sollte der Vorschlag nicht übereinstimmen
• Falls die Person noch nicht in Escola existiert, also eine neue Person erstellt werden soll, klickst du auf "Neue Person erstellen" (3) - es wird dann eine neue Person mit den Angaben von Scolaris/CMI/iCampus/Edis erstellt oder alternativ eine bereits bestehende Person vorgeschlagen

Oder du machst die Zuordnungen mit Hilfe des Zauberstabs (4):

• Alle Personen mit favorisiertem Vorschlag werden automatisch zugeordnet
• Alle Personen ohne Vorschläge werden neu erstellt
• Bei möglichen Konflikten erscheint neben dem Klassennamen ein Warnhinweis

Möchtest du die Zuordnung ändern oder rückgängig machen, klickst du rechts im Feld auf das rote Kreuz, um die Auswahl aufzuheben. Danach kannst du die Zuordnung neu vornehmen.

Hinweis:

Die Zuordnung von bereits mit der Schnittstelle synchronisierten SuS ist nicht nötig, sie erhalten automatisch die Zuordnung fürs kommende Schuljahr.