Wie bereite ich die Klassen für den Schuljahreswechsel vor?

Beachte: Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte können nur durch (Super-)Administrator:innen ausgeführt werden!

Die nachfolgenden Vorbereitungen im Bereich Klassen gewährleisten eine reibungslose Vorbereitung des neuen Schuljahres. Welche Aktion beim  Schuljahreswechsel auf Escola bei welcher Klasse letztendlich durchgeführt wird, wird direkt beim Schuljahreswechsel festgelegt. Es kann bei jeder Klasse gewählt werden:

- Jahreswechsel ausführen (1)

- ins Archiv (2)

INHALTSVERZEICHNIS

• Empfohlenes Vorgehen
  • Use Case: Kindergärten
  • Use Case: Primarschule
  • Use Case: Sekundarschule
• Mutation bestehender Klassen
• Archivieren von Klassen vorbereiten
• Erstellen von Planklassen / neue Klassen für das kommende Schuljahr
• Weitere Schritte
  • Schülerinnen und Schüler zuordnen / Personenübernahme
  • Jahrgangsstufen fürs kommende Schuljahr generieren

Empfohlenes Vorgehen

Je nach Organisation kann das Vorgehen im konkreten Fall vom empfohlenen Vorgehen abweichen. Im Rahmen einer Administratoren-Schulung klären wir gerne konkrete Fragen entsprechend der Bedürfnisse der Schule.

Use Case: Kindergärten

Wir empfehlen für Kindergärten folgende Klassen-Mutationen beim Schuljahreswechsel:

• Mutation der 1. KiGa-Klasse zur 2. KiGa-Klasse (falls die SuS ungefähr gleich bleiben)
• Archivieren der 2. KiGa-Klasse
• Erstellen der zukünftigen 1. KiGa-Klasse als KiGa-Planklasse

• Misch-KiGa-Klassen (AdL-KiGa-Klassen): Falls Kinder des 1. und 2. KiGa in einer Klasse geführt werden, sollte diese Klasse archiviert und eine neue KiGa-Planklasse erstellt werden

Use Case: Primarschule

Wir empfehlen für Primarschulen folgende Klassen-Mutationen beim Schuljahreswechsel:

• Mutation der 1. Klasse zur 2. Klasse (falls die SuS in ungefähr gleich bleiben)
• Mutation der 2. Klasse zur 3. Klasse (falls die SuS in ungefähr gleich bleiben 
• Archivieren der 3. Klasse (falls ein Stufenwechsel stattfindet)
• Mutation der 4. Klasse zur 5. Klasse (falls die SuS in ungefähr gleich bleiben)
• Mutation der 5. Klasse zur 6. Klasse (falls die SuS in ungefähr gleich bleiben)
• Archivieren der 6. Klasse
• Erstellen der zukünftigen 1. und 4. Klassen als Planklassen

• Misch-Klassen (AdL-Klassen): Falls Kinder unterschiedlicher Jahrgangsstufen in einer Klasse geführt werden, sollte diese Klasse archiviert werden und eine neue Planklasse erstellt werden

Use Case: Sekundarschule

Wir empfehlen für Sekundarschulen folgende Klassen-Mutationen beim Schuljahreswechsel:

• Mutation der 1. Klasse zur 2. Klasse (falls die SuS in ungefähr gleich bleiben)
• Mutation der 2. Klasse zur 3. Klasse (falls die SuS in ungefähr gleich bleiben) 
• Archivieren der 3. Klasse 
• Erstellen der zukünftigen 1. Klassen als Planklassen

• Misch-Klassen (AdL-Klassen): Falls Kinder unterschiedlicher Jahrgangsstufen in einer Klasse geführt werden, sollte diese Klasse archiviert werden und eine neue Planklasse erstellt werden

Mutation bestehender Klassen

1. Wähle unter Verwaltung > Klassen/Arbeitsgruppen > Menu > Einstellungen > Klassen bei jeder bestehenden Klasse die Option "ändern":

2. Gib den zukünftigen Klassennamen im kommenden Schuljahr ein.

3. Erfasse die Klassenlehrperson(en) des kommenden Schuljahrs.

4. Erfasse die Jahrgangsstufe des kommenden Schuljahrs.

Archivieren von Klassen vorbereiten

Wir empfehlen, bei zu archivierenden Klassen die folgende Option zu wählen:  "beim kommenden Schuljahreswechsel archivieren".

• Auf diese Weise wird die Übersichtlichkeit verbessert
• Bei Klassen, welche auf diese Weise gekennzeichnet werden, wird beim Schuljahreswechsel automatisch eine Archivierung vorgeschlagen

Erstellen von Planklassen / neue Klassen für das kommende Schuljahr

Um unter Verwaltung > Klassen/Arbeitsgruppen > Einstellungen > Klassen eine neue Planklasse zu erfassen, folge der Anleitung zum Erstellen von Planklassen.

Weitere Schritte

Schülerinnen und Schüler zuordnen / Personenübernahme

Wichtig: 

Schulen, welche über eine Schnittstelle zu Scolaris, iCampus, CMI oder Edis verfügen, könnend die Schülerinnen und Schüler den Klassen des kommenden Schuljahres automatisch zuordnen. Beachte dazu unbedingt den folgenden Artikel:
Vorgehen beim Schuljahreswechsel für Schulen mit Import-Schnittstelle.

Für Schulen ohne Schnittstelle, ist folgendes Vorgehen empfohlen:

1. Wähle unter Verwaltung > Personen bei der Gruppe "Schülerinnen & Schüler (Klassen)" die entsprechende Klasse (1). 

2. Aktiviere "kommendes Schuljahr" (2). 

3. Klicke auf "Personenübernahme (kommendes SJ)" (3). 

4. Wähle alle Schülerinnen und Schüler aus, die im kommenden Schuljahr in der gewählten Klasse sein werden. (Schülerinnen und Schüler, welche der gewählten Klasse im aktuellen Schuljahr angehören, werden automatisch vorselektiert.)

5. Schliesse den Vorgang mit "Schüler:innen übernehmen" ab.

6. Wiederhole diesen Vorgang für alle Klassen aller Schuleinheiten.

Schülerinnen und Schüler, welche noch nicht erfasst sind, können einzeln erfasst oder über die Import-Funktion ("Daten-Import") erstellt werden.

Jahrgangsstufen fürs kommende Schuljahr generieren

Bei Mischklassen (AdL) muss die Jahrgangsstufe der einzelnen Schülerinnen und Schüler überprüft / generiert werden.

1. Wähle unter Verwaltung > Personen die Gruppe "Schülerinnen & Schüler (Klassen)" und eine Klasse der entsprechenden Schuleinheit.

2. Klicke auf "Jahrgangsstufen fürs kommende SJ generieren".

In der Übersicht werden alle Mischklassen angezeigt, die zur Schuleinheit der ausgewählten Klasse gehören.

3. Überprüfe alle generierten Jahrgangsstufen (rechte Spalte).

4. Klicke auf "Werte speichern" (Seitenende), um die Daten zu speichern.

5. Wiederhole diesen Vorgang für alle Schuleinheiten.