Wie bereite ich die Arbeitsgruppen für den Schuljahreswechsel vor?

Beachte: Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte können nur durch (Super-)Administrator:innen ausgeführt werden!

Die nachfolgenden Vorbereitungen im Bereich Verwaltung > Klassen/Arbeitsgruppen > Einstellungen > Klassen gewährleisten eine reibungslose Vorbereitung des neuen Schuljahres. 

Welche Aktion beim Schuljahreswechsel auf Escola bei welcher Klasse letztendlich durchgeführt wird, wird direkt beim Schuljahreswechsel festgelegt. Es kann bei jeder Klasse gewählt werden:

- Jahreswechsel ausführen (1)

- ins Archiv (2)

- keine Aktion (3)

INHALTSVERZEICHNIS

• Empfohlenes Vorgehen
  • Mutation fortbestehender Arbeitsgruppen
  • Archivieren von Arbeitsgruppen vorbereiten
  • Alternatives Vorgehen
  • Erstellen von Planarbeitsgruppen / neuen Arbeitsgruppen für das kommende Schuljahr
• Weitere Schritte
  • Manuelle Schülerinnen- und Schülerzuordnungen übernehmen
  • Dynamische Schülerinnen- und Schülerzuordnungen übernehmen
  • Neue Schülerinnen- und Schülerzuordnungen vornehmen
  • Wechsel zwischen dynamischen und manuellen Zuordnungen zu den Arbeitsgruppen 

Empfohlenes Vorgehen

Wir empfehlen folgendes Vorgehen beim Vorbereiten der Arbeitsgruppen auf das kommende Schuljahr und den Schuljahreswechsel: 

• Mutation der Arbeitsgruppen, wenn deren Zusammensetzungen sich im kommenden Schuljahr nicht/kaum ändern
  Beispiele: Niveau-Arbeitsgruppen, Jahrgangsarbeitsgruppen, Coaching-Arbeitsgruppen etc.

• Archivieren der Arbeitsgruppen, wenn deren Zusammensetzungen sich im kommenden Schuljahr stark ändern oder wenn sie nicht mehr fortbestehen
  Beispiele: Wahlfach-Arbeitsgruppen, WAH-Gruppen, TTG-Gruppen, Arbeitsgruppen mit Schulabgängern etc.

• Erstellen neuer Arbeitsgruppen als Plan-Arbeitsgruppen, wenn die Arbeitsgruppen erst im kommenden Schuljahr verwendet werden

Mutation fortbestehender Arbeitsgruppen

1. Wähle unter Verwaltung > Klassen/Arbeitsgruppen > Arbeitsgruppen im aktuellen Schuljahr bei jeder fortbestehenden Arbeitsgruppe das Stiftsymbol, um die Arbeitsgruppe zu ändern:

2. Gib den zukünftigen Namen der Arbeitsgruppe fürs kommende SJ ein und bestätige die Eingabe mit "sichern".

Archivieren von Arbeitsgruppen vorbereiten

1. Wähle unter Verwaltung > Klassen/Arbeitsgruppen > Arbeitsgruppen im aktuellen Schuljahr bei zu archivierenden Arbeitsgruppen das Ablagesymbol, um die Arbeitsgruppe im kommenden Schuljahr zu archivieren:

Bedeutung der Symbole:

	Arbeitsgruppe wird beim SJW archiviert.
	Arbeitsgruppe wird beim SJW nicht archiviert.

Alternatives Vorgehen

1. Wähle unter Verwaltung > Klassen/Arbeitsgruppen > Arbeitsgruppen im aktuellen Schuljahr bei zu archivierenden Arbeitsgruppen das Stiftsymbol:

2. Aktiviere das Kästchen "beim nächsten Schuljahreswechsel archivieren" und bestätige die Eingabe mit "sichern".

Hinweis: Arbeitsgruppen, welche auf diese Weise gekennzeichnet werden, werden in der Übersicht des kommenden Schuljahres nicht mehr angezeigt und beim Schuljahreswechsel automatisch zur Archivierung vorgeschlagen.

Erstellen von Planarbeitsgruppen / neuen Arbeitsgruppen für das kommende Schuljahr

Um neue Arbeitsgruppen unter Verwaltung > Klassen/Arbeitsgruppen > Arbeitsgruppen zu erfassen, folge der Anleitung zum Erstellen von Planarbeitsgruppen.

Weitere Schritte

Manuelle Schülerinnen- und Schülerzuordnungen übernehmen

Bitte beachte: Damit die Übernahme der manuellen Schülerinnen- und Schülerzuordnungen reibungslos funktioniert, müssen Klassen für das kommende Schuljahr vollständig vorbereitet sein.

1. Um manuelle Zuordnungen von Schülerinnen und Schüler aus dem aktuellen Schuljahr zu übernehmen, gehe unter Verwaltung > Klassen/Arbeitsgruppen > Arbeitsgruppen und wähle "kommendes Schuljahr" aus (1)

2. Wähle bei der gewünschten Arbeitsgruppe "Zuteilung editieren" (2):

3. Wähle die Option "vom aktuellen Schuljahr kopieren", um die manuellen Zuordnungen aus dem aktuellen Schuljahr zu übernehmen:

Übernommene Zuordnungen können unter "kommendes Schuljahr" unabhängig vom aktuellen Schuljahr geändert/angepasst werden!

4. Wiederhole diesen Vorgang für alle gewünschten Arbeitsgruppen aller Schuleinheiten.

Dynamische Schülerinnen- und Schülerzuordnungen übernehmen

Bitte beachte: Damit die Übernahme der dynamischen Schülerinnen- und Schülerzuordnungen reibungslos funktioniert, müssen Klassen für das kommende Schuljahr vollständig vorbereitet sein.

1. Um dynamische Zuordnungen von Schülerinnen und Schüler aus dem aktuellen Schuljahr zu übernehmen, gehe unter Verwaltung > Klassen/Arbeitsgruppen > Arbeitsgruppen und wähle "kommendes Schuljahr" aus.

2. Wähle bei der gewünschten Arbeitsgruppe "Zuteilung editieren":

3. Wähle die Option "vom aktuellen Schuljahr kopieren", um die dynamischen Zuordnungen (Regeln) aus dem aktuellen Schuljahr zu übernehmen:

Hinweis: Übernommene Zuordnungen können unter "kommendes Schuljahr" unabhängig vom aktuellen Schuljahr geändert/angepasst werden!

4. Wiederhole diesen Vorgang für alle gewünschten Arbeitsgruppen aller Schuleinheiten.

Wichtig: Wenn die Regeln übernommen werden, muss zwingend überprüft werden, ob die Logik weiterhin bestehen bleibt!

Beispiele: 

Die Regel sollte sich nicht auf eine Klasse beziehen, welche im kommenden SJ ins Archiv kommt. 

Die Regel sollte sich nicht auf eine bestimmte Jahrgangsstufe (z.B. 2. Klasse Mathematik) beziehen, wenn die Klasse die Stufe ändert (neu 3. Klasse).

Spezialfall: Regeln mit Anforderungsstufen 

Bei Arbeitsgruppen mit Unterteilung nach Anforderungsstufen werden die Regeln zwar übernommen, müssen jedoch manuell angepasst werden! 

Es erscheint dann folgender Hinweis:

Wenn du auf "Regeln editieren" klickst, erhältst du Informationen darüber, welche Regeln zu Problemen führen und wie du vorgehen musst, um sie zu beheben (Infotext im Roten Balken). 

Nachdem du auf "ändern" geklickt hast, um die Regeln anzupassen oder neu zu setzen:

Neue Schülerinnen- und Schülerzuordnungen vornehmen

Bitte beachte: Damit die Zuordnung von Schülerinnen- und Schülern zu Arbeitsgruppen reibungslos funktioniert, müssen Klassen für das kommende Schuljahr vollständig vorbereitet sein.

Um neue Zuordnungen zu Arbeitsgruppen vorzunehmen, folge bitte der Anleitung zum Erstellen von Arbeitsgruppen.

Wechsel zwischen dynamischen und manuellen Zuordnungen zu den Arbeitsgruppen 

⚠ Achtung: Ein Wechsel der Zuordnungsart (dynamisch/manuell) im kommenden Schuljahr hat immer auch eine Auswirkung auf das aktuelle Schuljahr!