Schuljahreswechsel vorbereiten und durchführen (Admin)

Geändert am: Mo, 17 Feb, 2025 um 10:10 VORMITTAGS

Im Folgenden findest du das empfohlene Vorgehen zum Schuljahreswechsel.

Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte können nur durch (Super-)Administrator:innen ausgeführt werden.

Bitte beachte, dass der Schuljahreswechsel
• nicht automatisch erfolgt
• an einem beliebigen Datum ausgeführt werden kann
• bei Verwendung der Zeugnisverwaltung unbedingt nach der Zeugnisabgabe ausgeführt werden sollte
• pro Schuleinheit durchgeführt werden muss

INHALTSVERZEICHNIS

Vorbereitungen während des aktuellen Schuljahres
Vorbereitungen nach Abschluss des aktuellen Schuljahres
- Archiv-Übersichtslisten pro Klasse (Zeugnisse & Absenzen)
Schuljahreswechsel durchführen
Konsequenzen eines Schuljahreswechsel für Exporte & Synchronisationen
Konsequenzen eines Schuljahreswechsel für die Kursverwaltung

Vorbereitungen während des aktuellen Schuljahres

Folgende Schritte können bereits während des aktuellen Schuljahres erledigt werden:

Schulen mit einer Schnittstelle zu Scolaris, iCampus, CMI, Edis oder Abacus beachten bitte unbedingt folgende Hinweise:

Vorgehen beim Schuljahreswechsel für Schulen mit Import-Schnittstelle

Vorbereitungen nach Abschluss des aktuellen Schuljahres

Archiv-Übersichtslisten pro Klasse (Zeugnisse & Absenzen)

Falls Archiv-Übersichtslisten von Zeugnissen und Absenzen (pro Klasse) benötigt werden, müssen diese vor dem Schuljahreswechsel generiert werden: Wie erstelle ich Archivlisten der Absenzen und Zeugnisse?

Dieser Schritt ist optional. Wenn keine Übersichtslisten der Klassen benötigt werden, kann dieser Schritt ignoriert werden.

Schuljahreswechsel durchführen

Bitte prüfe, dass die gewünschten Vorbereitungsschritte vollständig durchgeführt wurden. Nach dem Schuljahreswechsel können die Daten des vorangehenden Schuljahres nicht mehr auf einfache Weise übernommen werden. 
Kontaktiere bei Bedarf den Escola-Support ([email protected]) für einen geführten Schuljahreswechsel.

Grundsätzliches: Was passiert beim Schuljahreswechsel?

Beim Schuljahreswechsel werden vom System folgende Aufgaben ausgeführt:

Klassen und Arbeitsgruppen werden umbenannt
Plan-Klassen und Plan-Arbeitsgruppen werden aktiviert
Nicht mehr benötigten Klassen und Arbeitsgruppen werden archiviert
Die Schülerinnen und Schüler des kommenden Schuljahres werden bei den Klassen und Arbeitsgruppen aktiviert
Die aktuellen Lehrpersonen-Fächer-Zuordnungen werden durch die Zuordnungen des kommenden Schuljahres ersetzt
Die aktuellen Stundenplaneinträge werden durch die Einträge des kommenden Schuljahres ersetzt

Archiv-Zeugnisse & Absenzen-Listen

Die Archivierung der Zeugnisse kann auch während des Schuljahreswechsels erfolgen. Wenn der Schuljahreswechsel gestartet wird, siehst du einen Hinweis, falls noch nicht alle Zeugnisse, Zeugnis-Formulare und zusätzlichen Formulare archiviert wurden.

Sind die Archivierungen noch nicht gemacht worden, kann dies nun erledigt werden. Zudem können die Zeugnisse, Zeugnis-Formulare und zusätzlichen Formulare je Klasse direkt heruntergeladen werden.

Entweder gehst du als nächstes direkt Weiter zum Schuljahreswechsel oder klickst erst auf Weiter zum Download der Zeugnisse & Absenzen, um die Archiv-Übersichtslisten als zip-Datei herunterzuladen und diese in andere Archiv-Systeme hochzuladen.

Bei Schulen mit einer CMI-Schule-Schnittstelle werden automatisch alle benötigten Meta-Informationen ins Zeugnis-PDF geschrieben, damit diese beim Upload auf CMI Schule automatisch den richtigen Schülerinnen und Schülern zugeordnet werden.

Durchführen

Den Schuljahreswechsel findest du unter Verwaltung > Klassen/Gruppen im Menü unter dem Reiter Einstellungen > Klassen.

Klicke auf Schuljahreswechsel durchführen.

Beachte die Hinweise zur Vorbereitung auf den Schuljahreswechsel auf der folgenden Seite und gehe dann zum Schuljahreswechsel oder breche den Vorgang ab.

Lege die Aktionen für die Klassen und Arbeitsgruppen fest.

Entscheide in der Übersicht über alle Klassen und Planklassen, welche Aktion für die einzelne Klasse sinnvoll ist:

Jahreswechsel ausführen: Wähle diese Aktion bei allen Klassen und Planklassen, die du im kommenden Schuljahr aktiv benötigst.
ins Archiv: Wähle diese Aktion bei allen Klassen, die im kommenden Schuljahr nicht mehr benötigt werden.
keine Aktion: Diese Aktion wird nur in Sonderfällen benötigt, beispielsweise bei einer zweiten Ausführung des Schuljahreswechsels oder bei einer Planklasse, die fälschlicherweise als Klasse definiert wurde.

Entscheide in der Übersicht über alle Arbeitsgruppen und Planarbeitsgruppen, welche Aktion für die einzelne Arbeitsgruppe sinnvoll ist:

Jahreswechsel ausführen: Wähle diese Aktion bei allen Arbeitsgruppen und Planarbeitsgruppen, die du im kommenden Schuljahr aktiv benötigst.
ins Archiv: Wähle diese Aktion bei allen Arbeitsgruppen, die im kommenden Schuljahr nicht mehr benötigt werden.
keine Aktion: Diese Aktion wird nur in Sonderfällen benötigt, beispielsweise bei einer zweiten Ausführung des Schuljahreswechsels oder bei einer Planarbeitsgruppe, die fälschlicherweise als Arbeitsgruppe definiert wurde.

Beachte die abschliessenden Hinweise zur Durchführung des Schuljahreswechsels.

Führe den Schuljahreswechsel durch oder breche den Vorgang ab.

Warte, bis folgender Hinweis erscheint:

Beachte das Vorgehen, falls du den Eindruck hast, dass etwas schief gelaufen ist.

Falls deine Schule mehrere Schuleinheiten hat: Führe den Schuljahreswechsel in allen anderen Schuleinheiten auf dieselbe Weise aus.

Empfohlene weitere Schritte nach dem SJW

Im Control Panel unter Zeugnisverwaltung: Fächerzuteilung für jede Schuleinheit die Fächerzuteilung vom letzten Schuljahr kopieren und ggf. anpassen
Im Control Panel unter Semester-Einstellungen den Semesterbeginn des Schuljahres kontrollieren
Gemäss Hinweis in der grünen Box (s. oben):
- die Reihenfolge der Klassen und Arbeitsgruppen in die gewünschte Reihenfolge bringen
- bei den Klassen und Arbeitsgruppen die SuS-Zuordnungen, Lehrpersonen-Fächer-Zuordnungen sowie Stundenpläne kontrollieren

Konsequenzen eines Schuljahreswechsel für Exporte & Synchronisationen

Dieser Abschnitt muss nur beachtet werden, wenn an deiner Schule mit Export-Synchronisationen gearbeitet wird (z.B. Microsoft SDS Export, Apple School Manager usw.)

Beim Schuljahreswechsel wird die automatisierte Synchronisation bei Exporte & Synchronisationen deaktiviert. Der Grund für die Deaktivierung ist, dass eventuelle Einstellungen bei den Klassen und Arbeitsgruppen vorgenommen werden können, bevor ein automatischer Abgleich mit MS / Apple / Google usw. stattfindet.

Ebenso werden Klassen, welche bei einem Schuljahreswechsel archiviert werden, nicht mehr exportiert. Im Zielsystem muss dann eigenhändig überprüft werden, welche Klassen exportiert werden.

Folglich muss nach einer Überprüfung der Daten die Export-Synchronisation eigenhändig wieder aktiviert werden, damit diese täglich durchläuft. Das kann unter Verwaltung > Personen im Reiter Exporte & Synchronisationen eingestellt werden.

Konsequenzen eines Schuljahreswechsel für die Kursverwaltung

Dieser Abschnitt muss nur beachtet werden, wenn du an der Schule mit der Kursverwaltung arbeitest.

Die Zielgruppe der Kurse, welche auf den Kategorien definiert werden, stimmen möglicherweise nicht mehr und müssen auf die neuen Klassen angepasst werden.