Wie bereite ich die Klassen auf den Schuljahreswechsel vor?

Die nachfolgenden Vorbereitungen im Bereich Klassen gewährleisten eine reibungslose Vorbereitung des neuen Schuljahres. Welche Aktion beim später durchgeführten Schuljahreswechsel auf Escola bei welcher Klasse letztendlich durchgeführt wird, wird direkt beim Schuljahreswechsel festgelegt. Es kann dann bei jeder Klasse zwischen «Schuljahreswechsel durchführen» / «ins Archiv» / «keine Aktion» gewählt werden.

Bitte beachten Sie: Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte können nur durch einen (Super-)Administrator ausgeführt werden.

Empfohlenes Vorgehen

Use Case: Kindergärten

Wir empfehlen für Kindergärten folgende Klassen-Mutationen beim Schuljahreswechsel:

• Mutation der 1. KiGa-Klasse zur 2. KiGa-Klasse (falls die SuS ungefähr gleich bleiben)
• Archivieren der 2. KiGa-Klasse
• Erstellen der zukünftigen 1. KiGa-Klasse als KiGa-Planklasse

• Misch-KiGa-Klassen (AdL-KiGa-Klassen): Falls Kinder des 1. und 2. KiGa in einer Klasse geführt werden, sollte diese Klasse archiviert werden und eine neue KiGa-Planklasse erstellt werden.

Je nach Organisation kann das Vorgehen im konkreten Fall vom empfohlenen Vorgehen abweichen. Im Rahmen einer Administratoren-Schulung klären wir gerne Ihre konkreten Fragen entsprechend der Bedürfnisse Ihrer Schule.

Use Case: Primarschule

Wir empfehlen für Primarschulen folgende Klassen-Mutationen beim Schuljahreswechsel:

• Mutation der 1. Klasse zur 2. Klasse (falls die SuS in ungefähr gleich bleiben)
• Mutation der 2. Klasse zur 3. Klasse (usw.)
• Archivieren der 6. Klasse
• Erstellen der zukünftigen 1. Klassen als Planklassen

• Misch-Klassen (AdL-Klassen): Falls Kinder unterschiedlicher Jahrgangsstufen in einer Klasse geführt werden, sollte diese Klasse archiviert werden und eine neue Planklasse erstellt werden.

Je nach Organisation kann das Vorgehen im konkreten Fall vom empfohlenen Vorgehen abweichen. Im Rahmen einer Administratoren-Schulung klären wir gerne Ihre konkreten Fragen entsprechend der Bedürfnisse Ihrer Schule.

Use Case: Sekundarschule

Wir empfehlen für Sekundarschulen folgende Klassen-Mutationen beim Schuljahreswechsel:

• Mutation der 1. Klasse zur 2. Klasse (falls die SuS in ungefähr gleich bleiben)
• Mutation der 2. Klasse zur 3. Klasse
• Archivieren der 3. Klasse 
• Erstellen der zukünftigen 1. Klassen als Planklassen

• Misch-Klassen (AdL-Klassen): Falls Kinder unterschiedlicher Jahrgangsstufen in einer Klasse geführt werden, sollte diese Klasse archiviert werden und eine neue Planklasse erstellt werden.

Je nach Organisation kann das Vorgehen im konkreten Fall vom empfohlenen Vorgehen abweichen. Im Rahmen einer Administratoren-Schulung klären wir gerne Ihre konkreten Fragen entsprechend der Bedürfnisse Ihrer Schule.

Mutation bestehender Klassen

Wählen Sie unter Verwaltung -> Klassen/Gruppen -> Menu -> Einstellungen -> Klassen bei jeder bestehenden Klasse "ändern":

Geben Sie den zukünftigen Klassennamen im kommenden Schuljahr ein.

Erfassen Sie die Klassenlehrperson(en) des kommenden Schuljahrs.

Erfassen Sie die Jahrgangsstufe des kommenden Schuljahrs.

Archivieren von Klassen vorbereiten

Wir empfehlen, bei zu archivierenden Klassen die folgende Option zu wählen:  beim kommenden Schuljahreswechsel archivieren

• Auf diese Weise wird die Übersichtlichkeit verbessert.
• Bei Klassen, welche auf diese Weise gekennzeichnet werden, wird beim Schuljahreswechsel automatisch eine Archivierung vorgeschlagen.

Erstellen von Planklassen / neue Klassen für das kommende Schuljahr

Um eine neue Planklasse unter Verwaltung -> Klassen/Gruppen -> Admin zu erfassen, folgen Sie der Anleitung zum Erstellen von Planklassen.

Weitere Schritte

Schülerinnen und Schüler zuordnen / Personenübernahme

Schulen, welche über eine Schnittstelle zu Scolaris, iCampus, CMI oder Edis verfügen, könnend die SuS Klassen des kommenden Schuljahres automatisch zuordnen. Beachten Sie dazu bitte unbedingt den folgenden Artikel:
Vorgehen beim Schuljahreswechsel für Schulen mit Import-Schnittstelle

Wählen Sie unter Verwaltung -> Personen bei der Gruppe "Schülerinnen & Schüler (Klassen)" die entsprechende Klasse (1)

Selektieren Sie "kommendes Schuljahr" (2) 

Klicken Sie auf "Personenübernahme" (3)

Wählen Sie alle Schülerinnen und Schüler aus, die im kommenden Schuljahr in der gewählten Klasse sein werden. (Schülerinnen und Schüler, welche der gewählten Klasse im aktuellen Schuljahr angehören, werden automatisch vorselektiert.)

Schliessen Sie Vorgang mit "SchülerInnen übernehmen" ab:

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Klassen aller Schuleinheiten.

SuS, welche noch nicht erfasst sind, können einzeln erfasst oder über die Import-Funktion ("Daten-Import") erstellt werden.

Jahrgangsstufen generieren fürs kommende Schuljahr

Bei Mischklassen (AdL) muss die Jahrgangsstufe der einzelnen Schülerinnen und Schüler überprüft / generiert werden.

Wählen Sie unter Verwaltung -> Personen die Gruppe "Schülerinnen & Schüler (Klassen)" und eine Klasse der entsprechenden Schuleinheit (1).

Klicken Sie auf "Jahrgangsstufen fürs kommende SJ generieren" (2).

In der Übersicht werden alle Mischklassen derjenigen Schuleinheit angezeigt, welcher die selektierte Klasse angehört.

Überprüfen Sie alle generierten Jahrgangsstufen (rechte Spalte).

Klicken Sie auf "Werte speichern" (Seitenende), um die Daten zu speichern.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Schuleinheiten.