Wie erstelle ich Archiv-Zeugnisse?

Grundsätzliches

Wir empfehlen Ihnen vor jedem Schuljahreswechsel Zeugnisse für das Archiv zu erstellen. Die Archiv-Zeugnisse werden dann bei jedem SuS in der Personenverwaltung abgespeichert.

Grundsätzlich liegt die Erstellung der Archiv-Zeugnisse im Ermessensspielraum der jeweiligen Klassenlehrpersonen.

Wichtig für Administratoren: Wir empfehlen Ihnen zur Sicherheit vor dem Schuljahreswechsel von jeder Klasse Ihrer Schuleinheit, noch einmal Archiv-Zeugnisse zu erstellen. Es gibt aber auch während des Schuljahreswechsels noch die Möglichkeit, die Zeugnisse mit einem Knopfdruck je Schuleinheit zu archivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem FAQ-Artikel. Nach dem Schuljahreswechsel ist dies nicht mehr möglich!

Vorgehen

Als Administrator:in beim Schuljahreswechsel

Um Archiv-Zeugnisse für mehrere Klassen / Semester zu erstellen, gehen Sie unter Verwaltung -> Klassen/Gruppen im Reiter Einstellungen > Klassen und klicken auf den Button "Schuljahreswechsel durchführen"

• Beim der Funktion des Schuljahreswechsels existiert noch ein Überprüfung der noch fehlenden Archivzeugnisse. 
• Bevor der Schuljahreswechsel durchgeführt wird, erhalten Sie noch eine Übersicht von allen Klassen und deren fehlenden Archivzeugnisse. 
• Diese können Sie direkt in dieser Übersicht archivieren und allenfalls noch gleich ein PDF generieren.
  
  

Als Administrator:in / Klassen-Lehrperson in Klassen/Gruppen

Um Archiv-Zeugnisse pro Klasse zu erstellen, gehen Sie unter Verwaltung -> Klassen/Gruppen zum Bereich Zeugnis

Gehen Sie zu Verwaltung -> Klassen/Gruppen:



Öffnen Sie die Klassen-/Gruppen-Navigation:



Wählen Sie den Bereich Zeugnis in der Gruppe Beurteilung:
 

Stellen Sie sicher, dass Sie das gewünschte Schuljahr, das gewünschte Zeugnissemester und die Ansicht 'Klassenansicht' gewählt haben. Falls Sie die Zeugnisse einzelner Schülerinnen/Schüler erstellen und archivieren möchten, wählen Sie statt 'Klassenansicht' die jeweiligen Schüler/innen aus.)

Klicken Sie auf 'PDF der ganzen Klasse generieren'.

Wählen Sie im Pop-Up-Fenster die Option 'Dies ist die vorerst endgültige Version vom Zeugnis, die ich ausdrucken werde. Dieses PDF wird automatisch archiviert.' und klicken Sie auf 'PDF erzeugen'. Alle Zeugnisse Ihrer Klasse werden Ihnen als PDF zum Download angeboten und automatisch bei den jeweiligen Schülerinnen und Schülern hinterlegt.

Führen Sie diese Schritte für jede Klasse aus und übergeben Sie alle generierten Klassen-PDFs der Schulverwaltung für die Archivierung.

Die archivierten Zeugnisse finden Sie nun unter Verwaltung -> Personen oder unter Verwaltung -> Klassen/Gruppen im Bereich Schülerinnen & Schüler bei der jeweiligen Schülerin oder beim jeweiligen Schüler unter "Zeugnisse".