Wie bereite ich den Schuljahreswechsel vor und führe ihn durch? - Empfohlenes Vorgehen (Admin)

Im Folgenden finden Sie das empfohlene Vorgehen zum Schuljahreswechsel.

Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte können nur durch einen (Super-)Administrator ausgeführt werden.

Bitte beachten Sie, dass der Schuljahreswechsel:
• nicht automatisch erfolgt
• an einem beliebigen Datum ausgeführt werden kann.
• bei Verwendung der Zeugnisverwaltung unbedingt nach der Zeugnisabgabe ausgeführt werden sollte.
• pro Schuleinheit einzeln durchgeführt werden muss.

INHALTSVERZEICHNIS

• Vorbereitungen während des aktuellen Schuljahres
• Vorbereitungen nach Abschluss des aktuellen Schuljahres
• Schuljahreswechsel durchführen
  • Grundsätzliches: Was passiert beim Schuljahreswechsel?
  • Durchführen
• Konsequenzen eines Schuljahreswechsel für Exporte & Synchronisationen
• Konsequenzen eines Schuljahreswechsel für die Kursverwaltung

Vorbereitungen während des aktuellen Schuljahres

Folgende Schritte können bereits während des aktuellen Schuljahres erledigt werden:

• Vorbereiten der Klassen für das kommende Schuljahr
• Vorbereiten der Arbeitsgruppen für das kommende Schuljahr 
• Vorbereiten der Lehrpersonen-Fächer-Zuordnungen
• Vorbereiten der Stundenpläne

Kunden mit einer Schnittstelle zu Scolaris, iCampus, CMI, Edis oder Abacus beachten bitte unbedingt folgende Hinweise:

• Vorgehen beim Schuljahreswechsel für Schulen mit Import-Schnittstelle
  
  

Vorbereitungen nach Abschluss des aktuellen Schuljahres

Archiv-Übersichtslisten pro Klasse (Zeugnisse & Absenzen)

Falls Sie Archiv-Übersichtslisten von Zeugnissen und Absenzen (pro Klasse) benötigen, müssen Sie dies vor dem Schuljahreswechsel erledigen: Wie erstelle ich Archivlisten der Absenzen und Zeugnisse?

Bitte beachten Sie: Dieser Schritt ist optional. Wenn Sie die Übersichtslisten der Klassen nicht benötigen, kann dieser Schritt ignoriert werden.

Schuljahreswechsel durchführen

Bitte prüfen Sie, dass die gewünschten Vorbereitungsschritte vollständig durchgeführt wurden. Nach dem Schuljahreswechsel können die Daten des vorangehenden Schuljahres nicht mehr auf einfache Weise übernommen werden. Kontaktieren Sie bei Bedarf den Escola-Support (support@escola.ch) für einen geführten Schuljahreswechsel.

Grundsätzliches: Was passiert beim Schuljahreswechsel?

Beim Schuljahreswechsel werden vom System folgende Aufgaben ausgeführt:

• Umbenennen der Klassen und Arbeitsgruppen, Aktivierung von Planklassen und Plan-Arbeitsgruppen und Archivierung der nicht mehr benötigten Klassen und Arbeitsgruppen.
• Die Schülerinnen und Schüler des kommenden Schuljahres werden aktiviert bei den Klassen und Arbeitsgruppen.
• Die aktuellen Lehrpersonen-Fächer-Zuordnungen werden durch die Zuordnungen des kommenden Schuljahres ersetzt.
• Die aktuellen Stundenplaneinträge werden durch die Einträge des kommenden Schuljahres ersetzt.

Archiv-Zeugnisse & Absenzen-Listen pro SuS

Die Archivierung der Zeugnisse kann auch während des Schuljahreswechsels erfolgen. Wenn der Schuljahreswechsel gestartet wird, sehen Sie einen Hinweis, falls noch nicht alle Zeugnisse, Zeugnis-Formulare und zusätzlichen Formulare archiviert wurden.

Sollten noch nicht alle Zeugnisse, Zeugnis-Formulare und zusätzlichen Formulare je SuS archiviert worden sein, kann dies in diesem Schritt erledigt werden. Zudem können die Zeugnisse, Zeugnis-Formulare und zusätzlichen Formulare je Klasse direkt heruntergeladen werden.

Entweder gehen Sie als nächstes direkt weiter zum Schuljahreswechsel oder klicken erst auf «Weiter zum Download der Zeugnisse & Absenzen», um die Archiv-Übersichtslisten als zip-Datei herunterzuladen, und diese in andere Archiv-Systeme hochzuladen.

Bei Schulen mit einer CMI-Schule-Schnittstelle werden automatisch alle benötigten Meta-Informationen in die Zeugnis-Pdfs geschrieben, damit diese beim Upload auf CMI Schule automatisch den richtigen SuS zugeordnet werden.

Durchführen

Den Schuljahreswechsel finden Sie unter Verwaltung > Klassen/Gruppen im Menü unter dem Reiter Einstellungen > Klassen.

Klicken Sie auf «Schuljahreswechsel durchführen.

Beachten Sie die Hinweise zur Vorbereitung auf den Schuljahreswechsel auf der folgenden Seite und gehen Sie dann zum Schuljahreswechsel oder brechen Sie den Vorgang ab.

Legen Sie die Aktionen für die Klassen und Arbeitsgruppen fest. 

Entscheiden Sie in der Übersicht über alle Klassen und Planklassen, welche Aktion für die einzelne Klasse sinnvoll ist:

• Jahreswechsel ausführen: Wählen Sie diese Aktion bei allen Klassen und Planklassen, die sie im kommenden Schuljahr aktiv benötigen:
  
  
  
  
• ins Archiv: Wählen Sie diese Aktion bei allen Klassen, die im kommenden Schuljahr nicht mehr benötigt werden:
  
  
  
  
• Keine Aktion: Diese Aktion wird nur in Sonderfällen benötigt, beispielsweise bei einer zweiten Ausführung des Schuljahreswechsels oder bei einer Planklasse, die fälschlicherweise als Klasse definiert wurde:
  
  

Entscheiden Sie in der Übersicht über alle Arbeitsgruppen und Planarbeitsgruppen, welche Aktion für die einzelne Arbeitsgruppe sinnvoll ist:

• Jahreswechsel ausführen: Wählen Sie diese Aktion bei allen Arbeitsgruppen und Planarbeitsgruppen, die sie im kommenden Schuljahr aktiv benötigen:
  
  
  
• ins Archiv: Wählen Sie diese Aktion bei allen Arbeitsgruppen, die im kommenden Schuljahr nicht mehr benötigt werden:
  
  
  
• Keine Aktion: Diese Aktion wird nur in Sonderfällen benötigt, beispielsweise bei einer zweiten Ausführung des Schuljahreswechsels oder bei einer Planarbeitsgruppe, die fälschlicherweise als Arbeitsgruppe definiert wurde.
  
  

Beachten Sie die abschliessenden Hinweise zur Durchführung des Schuljahreswechsels.

Führen Sie den Schuljahreswechsel durch oder brechen Sie den Vorgang ab:

Warten Sie, bis folgender Hinweis erscheint:

Beachten Sie das Vorgehen, falls Sie den Eindruck haben, dass etwas schief gelaufen ist.

Führen Sie den Schuljahreswechsel gegebenenfalls in allen anderen Schuleinheiten auf dieselbe Weise aus.

Konsequenzen eines Schuljahreswechsel für Exporte & Synchronisationen

Dieser Abschnitt muss nur beachtet werden, wenn Sie an Ihrer Schule mit Export/Synchronisationen arbeiten (z.B. MS SDS Export, Apple School Manager usw.)

Beim Schuljahreswechsel wird die automatisierte Synchronisation bei Exporte & Synchronisationen" deaktiviert. Der Grund für die Deaktivierung ist, dass eventuelle Einstellungen bei den Klassen und Arbeitsgruppen vorgenommen werden können, bevor ein automatischer Abgleich mit MS / Apple / Google usw. stattfindet. 

Ebenso werden Klassen, welche bei einem Schuljahreswechsel archiviert werden, nicht mehr exportiert. Im Zielsystem muss dann von Ihnen eigenhändig überprüft werden, welche Klassen exportiert werden. 

Folglich müssen Sie nach einer Überprüfung der Daten die Export/Synchronisation eigenhändig wieder aktivieren, damit dieser täglich wieder durchläuft. Das kann unter Verwaltung -> Personen im Reiter "Export & Synchronisationen" eingestellt werden. 

Konsequenzen eines Schuljahreswechsel für die Kursverwaltung

Dieser Abschnitt muss nur beachtet werden, wenn Sie an Ihrer Schule mit der Kursverwaltung arbeiten.

Die Zielgruppe der Kurse, welche auf den Kategorien definiert werden, stimmen möglicherweise nicht mehr und müssen auf die neuen Klassen angepasst werden.