Schul-Zugriff auf die Escola App konfigurieren für die kostenlose Testphase (Admin)

Geändert am: Do, 20 Mai, 2021 um 10:57 VORMITTAGS

Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte können nur durch einen (Super-)Administrator ausgeführt werden. Bitte lesen Sie die vier Use Cases gut durch und halten Sie sich an die Einstellungs-Vorgaben, damit die App optimal getestet werden kann. Wir empfehlen, in der App-Testphase nur wenige Klassen einzuladen.

INHALTSVERZEICHNIS

Aktivierung der App
App-Zugriff konfigurieren
Use Case 1 / Ausgewählte Klassen ohne Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen
Use Case 2 / Gesamte Schuleinheit ohne Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen
Use Case 3 / Ausgewählte Klassen und Personen mit Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen
Use Case 4 / Gesamte Schuleinheit mit Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen

Aktivierung der App

Die Escola App ist grundsätzlich ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, welches Sie als Superadministrator eines Mehrschulsystems oder Administrator eines Einschulsystems jederzeit durch Escola aktivieren lassen können.
Bis Ende August 2021 können Escola-Schulen die App kostenlos testen.
Bei Verwendung der Escola App ist der Eltern-/SuS-Zugriff auf Noten/Absenzen/Dossier inklusive.

App-Zugriff konfigurieren

Nach der globalen Aktivierung der App durch Escola können Sie die den App-Zugriff unter Einstellungen -> Control Panel -> Escola App / Eltern- und SuS-Zugriff pro Schuleinheit freigeben.

Use Case 1 / Ausgewählte Klassen ohne Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen

- Sie testen die Escola App nur mit ausgewählten Klassen und dem Personal einer Schuleinheit.
- Die Eltern und SuS erhalten keinen Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen
- Empfehlenswert für grössere Schulen, welche bisher keinen Eltern- und SuS-Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen verwendet hatten

Aktivieren Sie unter Einstellungen -> Control Panel -> Escola App / Eltern- und SuS-Zugriff die Escola App und deaktivieren Sie den Eltern- und SuS-Zugriff. Die Eltern und SuS haben mit dieser Einstellung keinen Zugriff auf die App. Mitarbeitende und Lehrpersonen haben immer Zugriff, sobald die Escola App aktiviert ist.
Damit einzelne Klassen trotzdem einen Zugriff erhalten können, gehen Sie wie folgt vor: Aktivieren Sie unter Verwaltung -> Personen -> Klasse die App für alle SuS einer Klasse oder Eltern einer Klasse.
Markieren Sie dafür alle oder einzelne Personen.
Wählen Sie eine Aktion: "Escola App aktivieren / deaktivieren / manuelle Übersteuerung aufheben" (für die SuS) oder "Bei den Eltern dieser SuS die Escola App aktivieren / deaktivieren / manuelle Übersteuerung aufheben".

Im folgenden Fenster können Sie die SuS oder Eltern manuell aktivieren für die App und einzelne SuS oder Eltern ausschliessen. Klicken Sie auf den Button "Aktion für xy Personen ausführen". Die SuS oder Eltern haben nun Zugriff auf die App, jedoch keinen Zugriff auf Dossier/Noten/Absenzen.
Zur Kontrolle finden Sie unter Personen > Auswahl der Person > Escola App bei jeder/m SuS, Elternteil, Lehrperson oder Mitarbeitenden in der Personenverwaltung hinterlegt, ob die App freigeschaltet ist. Sie können an dieser Stelle auch einzelne Personen manuell aktiveren oder deaktivieren für die App.

Use Case 2 / Gesamte Schuleinheit ohne Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen

- Sie testen die Escola App mit der ganzen Schuleinheit und dem Personal dieser Schuleinheit
- Die Eltern- und SuS erhalten keinen Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen
- Empfehlenswert für kleinere Schulen, welche bisher keinen Eltern- und SuS-Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen hatten

Aktivieren Sie die Escola App und aktivieren Sie den Eltern- und SuS-Zugriff:
Kontrollieren Sie unter Verwaltung > Klassen/Gruppen > Eltern-SuS-Zugriff, dass bei keiner Klasse ein Zugriff auf die Module aktiviert ist.

Use Case 3 / Ausgewählte Klassen und Personen mit Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen

- Sie testen die Escola App nur mit ausgewählten Klassen und dem Personal einer Schuleinheit.
- Die Eltern- und SuS erhalten Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen
- Empfehlenswert für Schulen, 
    - welche den Eltern- und SuS-Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen bereits nutzen
    - welche bisher keinen Eltern- und SuS-Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen hatten, diesen nun aber mit                 einzelnen Klassen ausprobieren möchten

Deaktivieren Sie die Escola App und aktivieren Sie den Eltern- und SuS-Zugriff:

Damit einzelne Klassen, Eltern, Lehrpersonen und Mitarbeitende trotzdem einen Zugriff erhalten können auf die App, gehen Sie wie folgt vor:

Aktivieren Sie unter Verwaltung -> Personen -> Klasse die App für alle SuS einer Klasse oder Eltern einer Klasse oder wählen Sie unter Verwaltung -> Personen die gewünschten Lehrpersonen und Mitarbeitenden aus.
Markieren Sie dafür alle oder einzelne Personen.
Wählen Sie eine Aktion: "Escola App aktivieren / deaktivieren / manuelle Übersteuerung aufheben" (für die SuS, Lehrpersonen, Mitarbeitende) oder "Bei den Eltern dieser SuS die Escola App aktivieren / deaktivieren / manuelle Übersteuerung aufheben".
Im folgenden Fenster können Sie die SuS, Eltern, Lehrpersonen oder Mitarbeitende manuell aktivieren für die App und einzelne Personen ausschliessen. Klicken Sie auf den Button "Aktion für xy Personen ausführen". Die SuS, Eltern, Lehrpersonen oder Mitarbeitende haben nun Zugriff auf die App. Eltern und SuS haben so Zugriff auf Dossier/Noten/Absenzen.
Zur Kontrolle finden Sie unter Personen > Auswahl der Person > Escola App bei jeder/m SuS, Elternteil, Lehrperson oder Mitarbeitenden in der Personenverwaltung hinterlegt, ob die App freigeschaltet ist. Sie können an dieser Stelle auch einzelne Personen manuell aktiveren oder deaktivieren für die App.
Falls Sie den Eltern- und SuS-Zugriff erstmals verwenden: Kontrollieren Sie unter Verwaltung > Klassen/Gruppen > Eltern-SuS-Zugriff, dass bei keiner Klasse die Module Noten/Absenzen/Dossier aktiviert sind ausser bei der Klasse, mit welcher Sie die App inklusive Eltern- und SuS-Zugang testen möchten.

Bitte prüfen Sie unter Verwaltung -> Klassen/Gruppen -> Eltern-SuS-Zugriff bei der Freigabe der Escola App die Einstellungen des Eltern- und SuS-Zugriffs. 
Beachten Sie weiter:
- Absenzen werden automatisch rückwirkend über das gesamte aktuelle Schuljahr freigegeben. Bitte kontrollieren Sie daher besonders gut die Absenzen-Einträge.
- Einträge im Dossier sowie Lernkontrollen in der Notenverwaltung müssen/können nachträglich einzeln freigegeben werden, falls der Eltern- und SuS-Zugang bisher nicht verwendet wurde.

Falls Sie bisher den Eltern- und SuS-Zugriff verwendet haben: Kontrollieren Sie bitte unter Verwaltung -> Klassen/Gruppen -> Eltern-SuS-Zugriff, dass die Berechtigungen bei allen Klassen korrekt gesetzt sind.

Use Case 4 / Gesamte Schuleinheit mit Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen

- Sie testen die Escola App mit der ganzen Schuleinheit und dem Personal einer Schuleinheit.
- Die Eltern- und SuS erhalten Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen
- Empfehlenswert für Schulen, welche den Eltern- und SuS-Zugriff auf Noten / Dossier / Absenzen bisher intensiv genutzt haben.
- Achtung: Bitte beachten Sie, dass mit diesen Einstellungen theoretisch alle Personen ihrer Schule die App nutzen können, welche bisher Zugang zum Escola-Webportal hatten. Auch wenn sie nur einigen Klassen aktiv Einladungen verschicken, kann es sein, dass andere Eltern oder SuS die App an ihrer Schule verwenden.

Escola App aktivieren, um die App grundsätzlich für die entsprechende Schuleinheit freizugeben.
Eltern- und SuS-Zugriff aktivieren, um den Eltern der gesamten Schuleinheit generell den Zugriff auf die Absenzen, Dossiers und Lernkontrollen zu gewähren.
Im folgenden Beispiel wurde die Escola App sowie der Eltern- und SuS-Zugang für die Schuleinheit "Primarschule" aktiviert.
Kontrollieren Sie bitte unter Verwaltung -> Klassen/Gruppen -> Eltern-SuS-Zugriff, dass die Berechtigungen bei allen Klassen korrekt gesetzt sind.

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