Die bisherigen Dokumente, welche pro Person in individueller Struktur verfügbar waren, werden schrittweise durch die neue standardisierte Dokumentenverwaltung ersetzt.

INHALTSVERZEICHNIS

• Migration bisherige Dokumente
• Zeitplan

Migration bisherige Dokumente

Förderplanungs-Dokumente

Die bestehenden Dokumente in der Förderplanung werden nahtlos in die neue Struktur überführt. Die bisherigen Berechtigungen bleiben standardmässig bestehen, sodass sowohl das gesamte Förderplanungsteam als auch Personen mit vollständiger Dossier-Einsicht weiterhin Zugriff haben.

(Abbildung: Bestehende Förderplanungs-Dokumente)

Personenverwaltungs-Dokumente bei Schüler:innen

Da die bisherigen Dokumente in der Personenverwaltung eine individuell unterschiedliche Struktur pro Person aufwiesen, ist eine automatisierte Migration kompliziert. Die Umstellung auf die neue Struktur kann grundsätzlich durch die Schulen manuell vorgenommen werden – zur Unterstützung wird ein ZIP-Download der bisherigen Dokumente bereitgestellt (siehe Zeitplan). Eine automatisierte Migration kann bei Bedarf individuell offeriert werden – bitte nimm dafür Kontakt auf mit support@escola.ch. 

(Abbildung: Bisherige Personenverwaltungs-Dokumente)

Personenverwaltungs-Dokumente beim Personal

Escola empfiehlt, das Personaldossier künftig über das Modul «Anstellungen» zu führen. Aufgrund der individuellen Struktur der bisherigen Dokumente ist eine automatische Migration auch hier nicht möglich. Die Umstellung muss durch die Schulen erfolgen. Ein ZIP-Download unterstützt die manuelle Übertragung (siehe Zeitplan).

Zeitplan

Ab Freitag, 4. April 2025 – Bereitstellung der ZIP-Downloads:

Alle bisherigen Dokumente können im ZIP-Format heruntergeladen und anschliessend manuell in die neue Struktur übertragen werden.

In Einschulsystemen

Administratoren haben folgende Optionen:

• Erstellung eines ZIP-Archivs pro Person
• Gesamtdownload des ZIP-Archivs aller Schüler:innen einer Schuleinheit
• Gesamtdownload des ZIP-Archivs aller Personen und Schüler:innen ohne Schuleinheit (z. B. ehemalige Schüler:innen)

In Mehrschulsystemen

Superadministratoren haben folgende Optionen:

• Erstellung eines ZIP-Archivs pro Person
• Gesamtdownload des ZIP-Archivs aller Schüler:innen einer Schuleinheit
• Gesamtdownload des ZIP-Archivs aller Personen und Schüler:innen ohne Schuleinheit (z. B. ehemalige Schüler:innen)

Administratoren innerhalb einer Schuleinheit können:

• ZIP-Archive einzelner Schüler:innen innerhalb ihrer eigenen Schuleinheit erstellen
• Gesamtdownload des ZIP-Archivs aller Schüler:innen ihrer eigenen Schuleinheit

Montag, 7. April 2025 – Einführung der neuen SuS-Dokumente:

Die neue Dokumentenverwaltung für Schüler:innen steht zur Verfügung. Sie erlaubt eine standardisierte Ordnerstruktur mit differenzierten Berechtigungen pro Ordner, die für alle Schüler:innen einheitlich sichtbar und nutzbar ist. Mehr Informationen dazu im FAQ: Konfiguration Schüler:innen-Dokumente (Admin)

Ab 21. Juli 2025 – Umstellung auf Lesemodus

Die bisherigen Dokumente sind bei allen Personen nur noch im Lesemodus verfügbar. Sie können weiterhin eingesehen und heruntergeladen, jedoch nicht mehr bearbeitet oder ergänzt werden.

20. Februar 2026 – Die bisherigen Dokumente werden entfernt

Sämtliche bisherigen Dokumente werden endgültig entfernt. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen diese in die neue Struktur übernommen worden sein.