Vorbereitung zur Adminschulung Schulmanager

INHALTSVERZEICHNIS

• Ablauf der Adminschulung
• Vorbereitung: Grundlagen der Organisation
  • Rollen und Personengruppen: Wer hat welche Berechtigung?
  • Klassen und Arbeitsgruppen: Wie werden Schüler:innen gruppiert?
  • Vorbereitung auf das Zugriffsmanagement

Mit der Adminschulung zum Schulmanager legen wir den Grundstein für die gesamte Organisation eurer Schule in Escola. Wir konzentrieren uns darauf, das System optimal auf eure Bedürfnisse einzustellen. Zentral dabei ist die Verwaltung von Personen und die gezielte Vergabe von Zugriffsrechten.

Wir konzentrieren uns darauf, die Funktionen des Schulmanagers kennenzulernen, die Berechtigungen für Administrator:innen richtig einzustellen und erste Beispiele gemeinsam zu bearbeiten. Ziel ist es, dass ihr nach der Schulung bereit seid, das Portal selbstständig einzurichten. 

Ablauf der Adminschulung

Die Schulung gliedert sich in folgende Hauptbereiche:

Personenverwaltung

• Definition von Rollen-Admins
• Verwaltung von Personengruppen und deren Berechtigungen
• Verwaltung von Stammdaten
• Erstellung von Personen und Zuordnungen zu Rollen
• Daten-Export und optional die Daten-Import-Funktion
• Einstellungen wie Benutzername-Schema und Eintritt-/Austrittsdatum

Zugriffssteuerung

• Grundlegende Zugriffseinstellungen und Rollen-Konfiguration
• Vergabe von Lese- und Schreibrechten (Zugriff)

Klassen / Arbeitsgruppen

• Verstehen der Logik hinter Klassen/Arbeitsgruppen und Personengruppen/Rollen.
• Erstellen von Klassen und Arbeitsgruppen
• Einrichtung des Fächerkatalogs und LP-Fächer-Zuordnungen

Administration

• Einführung in das Control Panel (der zentrale Ort für fast alle Einstellungen)
• To-dos nach der Adminschulung

Vorbereitung: Grundlagen der Organisation

Um die Logik der Zugriffssteuerung und Rechtevergabe zu verstehen, ist es hilfreich, sich vorab die elementaren Organisationsformen von Escola klarzumachen. 

Rollen und Personengruppen: Wer hat welche Berechtigung?

Rollen und Personengruppen kategorisieren Personen und sind die zentralen Bausteine für das Rechtemanagement. Sie definieren Funktionen und die damit verbundenen Zugriffsrechte.

Eine Rolle im System muss keiner offiziellen Funktion an eurer Schule entsprechen. Ihr könnt fiktive Rollen erstellen, deren einziger Zweck die präzise Rechtevergabe ist.

Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig zugewiesen bekommen (z.B. Lehrperson und Eltern-Rolle).

Klassen und Arbeitsgruppen: Wie werden Schüler:innen gruppiert?

Klassen und Arbeitsgruppen sind die Organisationsformen für Schüler:innen.

Klassen bilden die feste, schuljahresbezogene Struktur (z.B. 2a) und sind die Grundlage für Zeugnisverwaltung, Notenverwaltung, Dossier, Dokumentablage, Stundenplan, etc.

Arbeitsgruppen fassen Schüler:innen aus verschiedenen Klassen oder nur ausgewählte einer Klasse zusammen. Sie sind ideal für Niveaugruppen, Wahlfächer oder Wohngruppen. Wenn Lehrpersonen nur einen Teil der Schüler:innen oder klassenübergreifend unterrichten, sollten unbedingt Arbeitsgruppen erstellt werden, um den Zugriff präzise zu steuern.

Vorbereitung auf das Zugriffsmanagement

Die Art der Zuweisung bestimmt massgeblich, auf welche Daten und Inhalte eine Person zugreifen darf. Auf folgende Frage kann man sich vorbereiten: Auf welche Daten muss/darf eine Person zugreifen?

Zugriff via Klassen/Arbeitsgruppen: Die Zuweisung über ein Fach zu einer Klasse oder Arbeitsgruppe gewährt ein umfassendes Rechtepaket auf alle oder ausgewählte Klassen/Arbeitsgruppen-Bereiche (Stammdaten, Absenzen, Dossier, Stundenplan etc.).

Rollenbasierter Zugriff: Die Rechtevergabe über eine Personengruppe gewährt Lese- oder Schreibrecht auf Stammdaten, schliesst aber die Klassen-Bereiche aus.

Spezialisierter Zugriff: Über den Spezial-Zugriff, die Aufnahme ins Förderplan-Team oder Zugriff auf Schulangebote erhalten Personen wie Therapeut:innen oder Betreuungspersonen punktuellen Zugriff auf Stammdaten einzelner Schüler:innen sowie Klassen-Bereiche.

Gemeinsam klären wir, welche Rolle oder individuelle Zuweisung für die Aufgaben der Mitarbeitenden nötig ist und wie ihr die entsprechenden Lese- und Schreibrechte korrekt konfigurieren könnt.

Folgende Grafik veranschaulicht, dass die Zuordnung über diverse Module unterschiedliche Bereiche und Daten von Schüler:innen zugänglich machen. Die Grafik sagt aber nicht aus, ob es sich dabei um Leserecht oder Schreibrecht handelt. Bei allen rot markierten Bereichen kann man trotz der Zuordnung noch weitere Einschränkungen oder zusätzliche Rechte konfigurieren → genau um diese Spezialfälle geht es an der Adminschulung.