Änderungsanträge in der Escola App (Admin)

Mit Änderungsanträgen können Eltern und Bezugspersonen Datenänderungen für sich selbst und ihre Kinder direkt über die Escola App einreichen – zum Beispiel eine neue Telefonnummer, einen Krankenkassenwechsel oder eine Adressänderung. Die Schule prüft die Anträge zentral und übernimmt sie mit einem Klick. Papierformulare und manuelle Wege entfallen.

Superadministrator:innen in Mehrschulsystemen und Administrator:innen in Einschulsystemen können im Control Panel in den Grundeinstellungen die Änderungsanträge aktivieren.

Für wen ist die Funktion gedacht?

Änderungsanträge richten sich aktuell in erster Linie an Eltern und Bezugspersonen. Sie können über die App bequem Änderungen einreichen – etwa eine neue Telefonnummer, einen Krankenkassenwechsel oder eine Adressänderung.

Mitarbeitende der Schule können die Funktion ebenfalls in der App nutzen, allerdings ist sie primär auf die Bedürfnisse von Eltern und Bezugspersonen ausgerichtet. Eine Erweiterung auf die Webplattform mit spezifischen Einstellungen für Mitarbeitende sind geplant.

Felderkonfiguration

In der Personenverwaltung kann unter Änderungsanträge > Felderkonfiguration für jedes Personendatenfeld festgelegt werden, welche Rechte die verschiedenen Rollen haben. Über die Dropdown-Menüs lässt sich pro Feld und Rolle die passende Berechtigungsstufe wählen:

• Lesen – Das Feld ist in der App sichtbar, aber nicht änderbar.
• Beantragen – Die Person kann eine Änderung beantragen. Diese muss von einer Antragsverwalter:in geprüft und freigegeben werden.
• Schreiben – Die Änderung wird direkt übernommen, ohne dass ein Antrag nötig ist.
• Nicht verfügbar – Das Feld wird für diese Rolle nicht angezeigt.
• Keine Rechte – Kein Zugriff auf dieses Feld.

Die Rechte werden getrennt für folgende Rollen konfiguriert:

• Erziehungsberechtigte Eltern/Bezugspersonen – für die Daten ihrer Kinder
• Informationsberechtigte Eltern/Bezugspersonen – für die Daten ihrer Kinder
• Eltern/Bezugspersonen für sich selbst – für die eigenen Personalien
• Schüler:innen für sich selbst – für die eigenen Daten
• Personal/Andere – für die eigenen Daten

Über die Gruppenaktion kann eine Berechtigungsstufe für eine ganze Rollengruppe gleichzeitig gesetzt werden.

Anträge bearbeiten

Unter Änderungsanträge → Alle Anträge werden sämtliche eingegangenen Anträge angezeigt. Über den Filter «Ausstehend» lässt sich die Ansicht auf offene Anträge eingrenzen. Für jeden Antrag werden folgende Informationen angezeigt:

• Name – betroffene Person (Schüler:in oder Eltern/Bezugsperson)
• Feld – welches Datenfeld geändert werden soll
• Alter Wert / Neuer Wert – bisheriger und beantragter Wert
• Wirksam ab – ab wann die Änderung gelten soll
• Antrag von – wer den Antrag eingereicht hat, inkl. Zeitstempel

Jeder Antrag kann einzeln freigegeben (✓) oder abgelehnt (✗) werden.

Geplante vs. sofortige Änderungen

• Geplant – Die Änderung wird nach Freigabe erst zum angegebenen Datum wirksam. Sinnvoll z. B. bei einem Krankenkassenwechsel per Jahresbeginn.
• Sofort – Die Änderung wird nach Freigabe umgehend übernommen.

Planbare Änderungen lassen sich im Voraus terminieren und werden nach der Freigabe automatisch zum gewünschten Zeitpunkt im System wirksam.

Antragsverwalter:innen

Unter Änderungsanträge > Antragsverwalter:innen wird festgelegt, welche Mitarbeitenden eingehende Anträge bearbeiten dürfen. Über «+ Person hinzufügen» lässt sich für jede Person Folgendes konfigurieren:

• Berechtigungen: Es kann ausgewählt werden, für welche Schuleinheiten (z. B. Primarschule, Sekundarschule, HPZ, Verwaltung) und welche Personengruppen (Schüler:innen, Eltern/Bezugspersonen, Personal/Andere) die Person Anträge bearbeiten darf.
• Benachrichtigungen: Optional kann eine E-Mail-Zusammenfassung der offenen Änderungsanträge aktiviert werden, damit die Person regelmässig über ausstehende Anträge informiert wird.
  Häufig gestellte Fragen der Eltern/Bezugspersonen

Häufige Fragen

Können Eltern den Status ihrer Anträge sehen?
Ja, eingereichte Anträge sind für die antragstellende Person in der App einsehbar.

Was passiert, wenn ein Antrag abgelehnt wird?
Der Antrag wird als abgelehnt markiert. Der alte Wert bleibt unverändert bestehen.

Können die Rechte nachträglich geändert werden?
Ja, die Feldkonfiguration kann jederzeit angepasst werden.

Warum ist die Funktion nicht in der Webplattform verfügbar? Das Einreichen von Änderungsanträgen ist aktuell ausschliesslich über die Escola App möglich. Die Verwaltung und Konfiguration der Anträge erfolgt jedoch über die Webplattform. Escola arbeitet daran, die Funktion künftig auch vollständig in der Webplattform anzubieten.

Können auch Mitarbeitende Anträge einreichen? Ja, über die App. Die Funktion ist aber primär auf Eltern und Bezugspersonen ausgerichtet, da Mitarbeitende in der Regel in der Webplattform arbeiten. Künftig sollen Änderungsanträge auch im Web verfügbar sein – mit deutlich granulareren Berechtigungen für Mitarbeitende.