Damit Eltern und Bezugspersonen Escola nutzen können, braucht es eine klare Planung, einige technische Vorbereitungen in Escola und eine gezielte Kommunikation. Dieser Leitfaden hilft euch, den Prozess effizient zu gestalten.

INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Interne Entscheidungen und Vorbereitung
  • Welche Funktionen sollen für Eltern freigegeben werden?
  • Ab wann wird das kommende Schuljahr für Eltern sichtbar?
  • Wer ist Ansprechperson bei technischen Fragen?
  • Ab wann soll die Kommunikation über Escola laufen?
  • Unterstützung für Eltern
• 2. Technische Umsetzung in Escola
  • Personenverwaltung & Logins
  • Einstellungen für den Eltern-/SuS-Zugriff
• 3. Kommunikation mit den Eltern / Bezugspersonen (Empfohlener Ablauf)
  • Vorankündigung (z.B. per E-Mail oder Elternbrief)
  • Versand der Logindaten & Willkommensnachricht
  • Unterstützung nach der Einführung

1. Interne Entscheidungen und Vorbereitung

Bevor der Zugang für Eltern freigegeben wird, sollten folgende Fragen intern geklärt werden:

Welche Funktionen sollen für Eltern freigegeben werden?

• Welche Module und Inhalte sollen sichtbar sein?
• Falls Klasseninfos freigegeben werden, muss die Lehrpersonen-Fächer-Zuordnung vollständig sein.
• Sollen Eltern Absenzen melden können? Falls ja, müssen die entsprechenden Einstellungen gesetzt werden.
• Welche weiteren Bereiche des Eltern-/SuS-Zugriffs sollen aktiviert werden?

Ab wann wird das kommende Schuljahr für Eltern sichtbar?

• Escola bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf das neue Schuljahr zeitlich zu steuern. 
• Dies sollte gut vorbereitet sein, damit relevante Inhalten wie Stundenpläne und Klasseninfos bereits korrekt hinterlegt sind.

Wer ist Ansprechperson bei technischen Fragen?

• Escola bietet keinen direkten Eltern-Support. Daher muss eine interne Anlaufstelle definiert werden.
• Möglich sind z.B. ICT-Support, die Schulleitung oder eine andere verantwortliche Person.
• Ein entsprechender Hinweis kann im Control Panel unter Ansprechpersonen hinterlegt werden.

Ab wann soll die Kommunikation über Escola laufen?

• Falls Escola E-Mails oder andere Messenger-Dienste ersetzten soll, kann ein Stichtag für den Wechsel festgelegt werden.
• Die Eltern / Bezugspersonen sollten frühzeitig informiert werden, damit der Umstieg reibungslos verläuft.

Unterstützung für Eltern

• Ist es sinnvoll, Eltern-Sprechstunden oder Infoveranstaltungen anzubieten?
• Ein Eltern-Kaffee, Elternabend oder eine digitale Einführung können helfen, Fragen direkt zu klären.

2. Technische Umsetzung in Escola

Personenverwaltung & Logins

• Eltern / Bezugspersonen erfassen
• E-Mail-Adresse aktualisieren
• Falls keine E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden Eltern beim ersten Login aufgefordert, diese anzugeben. Die hinterlegte Adresse wird dann automatisch in der Personenverwaltung gespeichert.
• Admins können in Escola einsehen, wie viele Eltern einer Klasse sich bereits eingeloggt haben.

Einstellungen für den Eltern-/SuS-Zugriff

• Welche Module und Inhalte sollen freigegeben werden?

3. Kommunikation mit den Eltern / Bezugspersonen (empfohlener Ablauf)

Der folgende Ablauf ist eine Empfehlung und kann an die Bedürfnisse der Schule angepasst werden.

Vorankündigung (z.B. per E-Mail oder Elternbrief)

• Wann erhalten die Eltern Zugriff auf Escola?
• Welche Funktionen stehen ihnen zur Verfügung?
• Was bringt die Nutzung von Escola für Eltern / Bezugspersonen?

Versand der Logindaten & Willkommensnachricht

• FAQ: Willkommensnachricht generieren und versenden
• Anleitung für die Anmeldung und erste Schritte beifügen → Lernvideo dazu folgt noch

Unterstützung nach der Einführung

• Falls viele Eltern noch nicht angemeldet sind, kann eine Eltern-Sprechstunde oder ein Support-Termin angeboten werden.