Wie versende oder generiere ich eine Willkommensnachricht mit Login-Daten an die Eltern und/oder Schülerinnen und Schüler? (E-Mail & PDF)

Sie haben diese Möglichkeiten, um die Escola App Login-Daten an z.B. Eltern, Lehrpersonen und SuS zu versenden:

INHALTSVERZEICHNIS

• App-Willkommensnachricht per E-Mail und PDF
  • Willkommensnachricht mit Login-Daten an Personengruppen senden oder generieren
  • Willkommensnachricht mit Login-Daten an einzelne Personen senden oder generieren
• Logindaten via Passwortliste verteilen

App-Willkommensnachricht per E-Mail und PDF

Willkommensnachricht mit Login-Daten an Personengruppen senden oder generieren

• Um mehren Personen auf einmal eine App-Willkommensnachricht zu generieren oder zu senden, müssen Sie zu Verwaltung > Personen navigieren. 
• Wählen Sie dort z.B. ihre gewünschte Klasse aus (Schülerinnen & Schüler (Klassen)), Eltern einer Klasse (Eltern (Klassen)) oder Lehrpersonen:

• Wählen Sie bspw. die entsprechende Klasse aus:
  

• Selektieren Sie alle Personen in der Liste:
  
  

• Um bspw. den SuS einer Klasse eine Willkommensnachricht für die Escola App zu senden, wählen Sie die Aktion "Willkommensnachricht (Mail/PDF) für SuS" aus:
  
  

• Wählen Sie, ob Sie die Nachricht an alle Informationsberechtigten oder nur Erziehungsberechtigten Personen senden möchten. Da der Versand normalerweise nur an Informationsberechtigte (oder Erziehungsberechtigt) erfolgen darf, ist es wichtig, dass dies korrekt hinterlegt ist bei allen Bezugspersonen.
  → Bezugspersonen: informationsberechtigt / erziehungsberechtigt
• Mit der Option «Nur Personen, an welche noch keine Willkommensnachricht per E-Mail versendet wurde.» können Sie beispielsweise verhindern, dass Eltern/Bezugspersonen, deren Kinder in verschiedenen Klassen sind und bereits eine Willkommensnachricht von einer anderen Klassenlehrperson erhalten haben, diese unnötigerweise doppelt bekommen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Option nur greift, wenn die betreffenden Personen bereits eine Willkommensnachricht per E-Mail erhalten haben. Die Option berücksichtigt keine bisher gedruckten PDF-Willkommensnachrichten.
• Falls Sie die Option «Willkommensnachricht von no-reply@escola.ch versenden.» wählen, wird die Absender E-Mail-Adresse der Willkommensnachricht Mail «no-reply@escola.ch» sein. Andernfalls wird die E-Mail von Ihrer Haupt-E-Mail Adresse versandt.
  
• Ergänzen Sie die Einladung mit einen individuellen Text und entfernen ggf. einzelne Personen mit der Aktion "aus Verteiler entfernen".
• Willkommensnachricht per E-Mail senden: klicken Sie auf "Mail an xy Personen senden" und/oder 
• generieren sie eine PDF für den Ausdruck indem Sie auf "PDF für xy Personen drucken" klicken. 
• In diesem Beispiel haben 19 SuS eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Nur diesen 19 SuS wird nun eine E-Mail-Nachricht gesendet:

• Ihnen wird ebenso angezeigt, wer keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat: Diesen beiden Personen im Beispiel unten, kann gleichzeitig eine PDF generiert werden. 
• Klicken Sie dafür auf den grauen Button "PDFs drucken" über der Liste mit den beiden "Personen – ohne Mail" oder Sie generieren einzelne PDFs indem Sie direkt neben dem Namen auf "PDF drucken" klicken:

• So sieht eine App-E-Mail-Einladung aus mit Passwort:

• So sieht eine App-Willkommensnachricht-PDF aus, bei welcher der Schüler sich schon einmal eingeloggt hat bei Escola. Bei ihm wird das Passwort nicht nochmals ausgegeben:

Willkommensnachricht mit Login-Daten an einzelne Personen senden oder generieren

• Um einzelnen Personen eine Einladungsmail oder PDF zu senden, gehen Sie zu Verwaltung > Personen. Wählen Sie nun die gewünschte Person aus und klicken sie im Menü daneben auf "Escola App":
  
  

• In diesem Beispiel möchten wir den Eltern der Schülerin eine "App-Willkommensnachricht" zusenden. Klicken Sie dafür auf den Button "Willkommensnachricht für die Eltern (Mail/PDF)". 
• Ein neues Fenster erscheint nun. In diesem können Sie eine individuelle Nachricht für beide Eltern hinzufügen. Danach können Sie eine PDF generieren und/oder beiden eine E-Mail zusenden mit ihren Login-Daten:

Logindaten via Passwortliste verteilen

Wenn Sie selber einen Brief gestalten möchten mit Logindaten, ist diese Funktion sehr nützlich für Sie:
→ Wie kann ich Logindaten für den Eltern- und SuS-Zugriff zukommen lassen? (Admin)

Die Nutzung der Escola App funktioniert grundsätzlich ohne die Angabe der E-Mail-Adresse. Wir empfehlen jedoch die Hinterlegung der 
E-Mail-Adresse für Benachrichtigungsmails, Willkommensmails, 
Wiederherstellung des Passwortes und automatisierte Leseerinnerungen (in
Planung).