Wurde eine Rechnung mit einem zu hohen Betrag ausgestellt und diese Rechnung bereits bezahlt, kann es notwendig sein, für die folgende Rechnung eine Gutschrift zu erfassen. Am einfachsten ist es, dafür eine negative zusätzliche Rechnungsposition in der betreffenden Buchung zu erfassen.
Negative zusätzliche Rechnungsposition auf einer bestehenden Buchung erfassen
- Navigiere zu Schulangebote > Teilnehmende (1) und suche die betreffende Teilnehmerin (2).
- Öffne die Buchung, auf der du eine Zusatzposition erfassen möchtest (3).
- Scrolle in der Buchung bis zum Punkt "Zusätzliche Rechnungsposition" und klicke auf "+ Position hinzufügen".
- Gebe eine Bezeichnung (2) und wenn benötigt einen Kommentar ein. Beides erscheint auf der Rechnung.
- Wähle bei Verrechnung (3) "Zu einem bestimmten Datum". Dieses Datum (4) muss in einem Zeitraum liegen, der noch nicht verrechnet wurde. Hast du zum Beispiel die Rechnungen für August und September bereits verrechnet, darf die Zusatzposition nicht im August oder September liegen. Das hier ausgewählte Datum steht auch auf der Rechnung. Die Zusatzposition muss ausserdem im Zeitraum der Buchung liegen.
- Gebe bei CHF (5) einen negativen Betrag ein. Speichere zuletzt (6)
Der negative Betrag der zusätzlichen Rechnungsposition darf den Rechnungsbetrag der neuen Abrechnungsperiode nicht überschreiten, da die meisten Buchhaltungssoftwares keine negative Rechnungen oder Nullrechnungen berücksichtigen können. Musst du eine Gutschrift erfassen, die die Rechnungssumme übersteigen würde, muss diese auf mehreren Rechnungen aufgeteilt und nach und nach über mehrere zusätzliche Rechnungspositionen erfasst werden.
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