Was ist ein Formular?

Was ist ein Formular?

Mit Escola können schulspezifische Formulare auf einfache und effiziente Weise erstellt und implementiert werden. Diese Formulare decken eine breite Palette von Bedürfnissen ab, unter anderem:

1. Standortgespräche
2. Gesprächsprotokolle
3. Diagnostik- und Erfassungsbögen
4. Lernberichte
5. Therapieberichte
6. Medikationsbögen
7. Zeugnisse

Jedes Formular wird entweder basierend auf den Anforderungen Ihrer Schule oder einer bestehenden Vorlage individuell entwickelt. Die Struktur wird dabei in enger Zusammenarbeit zwischen der Schule und Escola erarbeitet. Dabei steht die Schule im Mittelpunkt und hat die volle Kontrolle darüber, welche Informationen in welcher Form enthalten sein sollen. Dies gewährleistet, dass die Formulare genau auf die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse der Schule abgestimmt sind.

Zusätzlich können sogenannte Vorbereitungsformulare erstellt werden. Diese Vorbereitungsformulare lassen sich per Link an interne und externe Beteiligte versenden: Somit können Eingeladene bequem via Browser/Mobiltelefon eine Einschätzung abgeben. Die Vorbereitungsformulare werden schlussendlich im Hauptformular angezeigt und Inhalte aus den Vorbereitungen können direkt in das Hauptformular übernommen werden. Beispiele dafür wären unter anderem:

1. Fremdeinschätzungen von Bezugspersonen über die aktuelle Situation/Lernfortschritte des SuS
2. Selbsteinschätzung von Kompetenzen der SuS
3. Diagnostische Fremdeinschätzungen durch externe Spezialisten

Wo werden die Formulare erstellt und wie funktionieren sie?

Die Formulare können entweder im Bereich "Zeugnisformulare", “Gespräche” oder direkt in der "Förderplanung" von Escola erstellt und verwaltet werden. Eine zentrale Stärke liegt in der nahtlosen Verknüpfung mit der Förderplanung: So können Ziele, Beobachtungen oder Evaluationen direkt aus der Förderplanung ins Formular übertragen oder umgekehrt aus dem Formular in die Planung zurückgespielt werden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.

Personenbezogene Daten, die bereits im System hinterlegt sind, können von Escola automatisch vorausgefüllt werden, was die Effizienz und Genauigkeit weiter erhöht. Zudem ist es möglich, Daten aus früheren Formularversionen zu kopieren und relevante Dokumente direkt anzuhängen. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, der die Verwaltung und Dokumentation in der Schule erheblich vereinfacht.

Was kostet ein Formular?

Die Kosten für ein Formular setzen sich aus vier Bereichen zusammen. Der Aufwand kann je nach Ausgangslage

stark variieren. Auch bei scheinbar kleinen Änderungen (z.B. einem zusätzlichen Textfeld) entstehen in der

Entwicklung Aufwände, die nicht auf den ersten Blick sichtbar sind.

1. Digitale Eingabemaske:

Das Digitalformular wird in den meisten Fällen neu konzipiert, abgestimmt auf die konkreten

Anforderungen der Schule. Dabei entstehen Aufwände für das Einrichten von Feldern, das Abbilden

von Logiken, das automatische Ausfüllen von Stammdaten (z.B. Name, Adresse) sowie Verknüpfungen

zur Förderplanung, dem Verlauf oder anderen Formularen. Auch bei scheinbar einfachen Formularen

sind diese Schritte erforderlich, um die Funktionalität sicherzustellen.

2. PDF-Gestaltung:

Das Layout des Formulars kann sich an bestehenden Formularen orientieren. Diese können als

Grundlage dienen, werden aber jeweils individuell auf eure Schule angepasst (z.B. Logo, Farbkonzept,

Layoutstruktur). Alternativ kann das Design nach euren konkreten Vorgaben erstellt oder auf Basis

einer gelieferten Vorlage aufgebaut werden.

3. Technische PDF-Umsetzung:

Unabhängig vom Design wird das PDF technisch vollständig neu erstellt. Dabei werden alle Felder mit

der Eingabemaske verbunden, Inhalte korrekt positioniert und dynamische Logiken umgesetzt (z.B.

Sichtbarkeiten oder Unterschrift-Blöcke). Selbst bei sehr einfachen Formularen liegt der Aufwand hier

mindestens bei 6 Stunden.

4. Projektmanagement:

Je nach Ausgangslage (z.B. fertige Vorlage oder laufende Entwicklung) unterscheidet sich der

Abstimmungsbedarf stark. Dazu gehört die Kommunikation mit euch, die Koordination mit der

Entwicklung sowie die Begleitung im Testing.