Konfiguration Zeiterfassung Mitarbeitende

Hier findest du die Anleitung zur Verwendung des Moduls «Zeiterfassung Mitarbeitende». In diesem Modul kannst du als Administrator:in die Rahmenbedingungen für das tägliche Erfassen der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden festlegen.

INHALTSVERZEICHNIS

• Zeiterfassungs-Administrator:innen festlegen
• Feiertage erfassen
• Mitarbeitende und Pensen verwalten
  • Laufende Verwaltung
• Tagestypen bestätigen
• Monatsabrechnung und Berichte

Zeiterfassungs-Administrator:innen festlegen

Im Register Einstellungen legst du fest, wer das Modul verwalten darf.

1. Klicke auf + Person hinzufügen, um neue Zeiterfassungs-Admins zu definieren

2. Setze bei Bedarf das Häkchen bei ZE-Hauptadministrator

Feiertage erfassen

Hinterlege im Register Feiertage alle arbeitsfreien Tage des Jahres, damit die Sollzeiten korrekt berechnet werden.

• Wähle Feiertag hinzufügen

• Gib den Namen des Feiertags, das Datum und den Typ (ganzer Tag, halber Tag, Sollzeit in Stunden) an

• Klicke auf speichern

Mitarbeitende und Pensen verwalten

Im Register Mitarbeiter erfasst du das Personal und die individuellen Anstellungsbedingungen.

• Klicke auf + neue Mitarbeiter:in erfassen

• Fülle die Felder aus: Name der Person, Tätigkeitsfeld, Abrechnungsperiode (Kalenderjahr oder Schuljahr), Erfassungsstart sowie optional ein Erfassungsende

• Hinterlege das Start-Ferientagskonto, falls Guthaben aus der Vorperiode übernommen werden

• Definiere das Pensum (in Prozent oder Stunden), das Zeitmodell (Stunden pro Wochentag), die Anzahl der Ferientage sowie die verantwortliche Person

• Wähle sichern

Laufende Verwaltung

• + neues Pensum erfassen: Nutze diese Funktion unter dem Namen der jeweiligen Person, um Änderungen im Beschäftigungsgrad zu hinterlegen

• DAG-Guthaben hinzufügen: Hier kannst du zusätzliche Guthaben für Dienstaltersgeschenke erfassen

Tagestypen bestätigen

Falls ein gewählter Tagestyp einer Genehmigung bedarf, erfolgt dies im Register Bestätigung Tagestyp.

• Vorgesetzte sehen hier die eingetragenen Zeiten

• Über das Häkchen wird der Eintrag bestätigt, über das Kreuz wird er abgelehnt

Monatsabrechnung und Berichte

Am Monatsende wird die Zeiterfassung pro Person im Register Monatsabrechnung finalisiert.

• Monat bestätigen (1): Klicke beim entsprechenden Monat neben der Mitarbeiter:in auf diese Schaltfläche

• PDF-Export (2 & 3): Du kannst monatliche Abrechnungen oder eine Jahresansicht pro Person als PDF generieren

• Excel-Report (4): Erstelle zu einem frei wählbaren Stichtag einen Bericht über alle eingetragenen Tagestypen der Mitarbeitenden