Dokumentenablage: Schuldokumente und private Dokumentenablage (Admin)

In diesem Artikel erfährst du, wie sich die zentralen Schuldokumente von der personengebundenen privaten Dokumentenablage unterscheiden, wie du Dokumente für die Schul-Website bereitstellst und wie du Vertrauenspersonen im Control Panel definierst.

INHALTSVERZEICHNIS

• Worin unterscheiden sich Schuldokumente und private Dokumentenablage?
• Wie stelle ich Schuldokumente für die Schul-Website bereit?
• Welche Rollen für Vertrauenspersonen können im Control Panel definiert werden?
• Ansicht und Navigation
• Dokumente editieren
• Wie werden der Speicherplatz und der Zugriff für Personengruppen konfiguriert?
  • Wie wird eine spezielle Speicherplatz-Zuteilung für einzelne Personen vorgenommen?

Worin unterscheiden sich Schuldokumente und private Dokumentenablage?

In Escola wird strikt zwischen zwei Dateiablagen unterschieden:

• Schuldokumente: Bilden die zentrale Dokumentenablage der Schule für allgemeine Unterlagen wie Reglemente, Formulare, Konzepte oder Vorlagen, die von mehreren Personen geteilt oder auf der Website publiziert werden
• Private Dokumentenablage: Dient der vertraulichen Ablage personengebundener Akten (z. B. sonderpädagogische Berichte bei Schüler:innen oder Personaldokumente bei Mitarbeitenden) und ist niemals öffentlich zugänglich

Wie stelle ich Schuldokumente für die Schul-Website bereit?

Betreibt die Schule einen Webauftritt über Escola, können Dateien aus den Schuldokumenten direkt auf den Webseiten verlinkt und zum Download angeboten werden:

• Abhängigkeit von Zugriffsrechten: Die Sichtbarkeit eines Dokuments auf der Website richtet sich verbindlich nach den im System vergebenen Berechtigungen
• Öffentliche Freigabe: Damit Besucher:innen eine Datei ohne Login von der Website herunterladen können, muss der Ordner oder das Dokument auf "öffentlich, für alle zugänglich" gesetzt sein
• Schutz interner Daten: Dateien mit internen Berechtigungen (z. B. nur für Lehrpersonen) bleiben auf der Website für nicht berechtigte Besucher:innen verborgen

Welche Rollen für Vertrauenspersonen können im Control Panel definiert werden?

Standardmässig dürfen Personen ohne Administrationsrechte nur eingeschränkt mit Dokumenten arbeiten. Im Control Panel können dafür zwei Vertrauensrollen eingerichtet werden:

• Navigiere zum Pfad Control Panel > Zugriffsverwaltung / Einstellungen Personenverwaltung > Allgemeine Einstellungen

Dort stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:

• Vertrauensperson Verwaltung > Dokumente: Personen ohne Admin-Rechte können standardmässig Dokumente hochladen, welche jedoch erst von Administrator:innen geprüft und freigegeben werden müssen. Hier hinterlegte Personen dürfen Dokumente direkt ohne vorherige Überprüfung veröffentlichen
• Vertrauensperson Verwaltung > Dokumente: Editier-Rechte: Personen ohne Admin-Rechte können normalerweise nur diejenigen Dokumente bearbeiten und löschen, die sie selbst hochgeladen haben. Hier zugewiesene Personen können alle Dokumente editieren, auf die sie Zugriff haben – einschliesslich der von anderen Personen hochgeladenen Dateien

Ansicht und Navigation

In der Registerkarte Dokumente: Ansicht können Lehrpersonen und Admins auf die hinterlegte Ordnerstruktur zugreifen. Hier findest du beispielsweise Kategorien wie:

• Top 10 Downloads
• Escola-Produkte
• Organisation
• Bereich Bildung

Über das Suchfeld unterhalb der Ordnerliste kannst du schnell nach spezifischen Dateinamen suchen.

Dokumente editieren

Der Reiter Dokumente: editieren ist ausschliesslich für Administrator:innen sichtbar und bedienbar. Hier können folgende Aktionen durchgeführt werden:

• Ordnerstruktur anpassen: Neue Ordner erstellen, umbenennen oder löschen.

• Dateimanagement: Dokumente hochladen, ändern, löschen, verschieben, kopieren oder den Zugriff anpassen.

Wie werden der Speicherplatz und der Zugriff für Personengruppen konfiguriert?

Um die grundlegenden Berechtigungen und Speicherplatz-Kontingente für die Schuleinheit festzulegen, gehe in den Einstellungen der privaten Dokumentablage wie folgt vor:

• Standard-Speicherzuteilung festlegen: Trage im oberen Feld bei "Standard-Speicherzuteilung der privaten Dokumentablage" den allgemeinen Wert in Megabyte (MB) ein, der standardmässig für alle Konten gelten soll (z. B. "500" MB). Klicke direkt darunter auf den Link "speichern", um den Basiswert zu sichern.
• Zugriff erlauben oder sperren: In der Tabelle findest du eine Auflistung aller verfügbaren Personengruppen (wie z. B. "Schüler:innen Primarschule" oder "Lehrpersonen Sekundarschule"). Setze in der Spalte "Zugriff" ein Häkchen, um die private Dokumentablage für die jeweilige Gruppe freizuschalten. Bleibt das Kästchen leer, hat diese Personengruppe keinen Zugriff auf eine private Ablage.
• Speicherplatz pro Gruppe anpassen: Trage in der Spalte "Speicherplatz" den gewünschten Maximalwert in MB ein, um das Kontingent für die gesamte Personengruppe individuell zu beschränken (z. B. "200" MB für Schüler:innen und "500" MB für Lehrpersonen).

Wie wird eine spezielle Speicherplatz-Zuteilung für einzelne Personen vorgenommen?

Sollten einzelne Lehrpersonen oder Schüler:innen (beispielsweise für grössere Projekte oder administrative Sonderaufgaben) mehr Speicherplatz benötigen, als für ihre gesamte Personengruppe vorgesehen ist, lässt sich dies manuell übersteuern:

• Klicke in der oberen Maske auf "spezielle Speicherplatz-Zuteilung für einzelne Personen"
• Suche in der sich öffnenden Ansicht nach der gewünschten Person
• Weise dieser Einzelperson das benötigte, abweichende Speicherplatz-Kontingent zu und sichere die Anpassung