Damit die Schulangebote-Rechnungen den Personen in der Buchhaltungssoftware eindeutig zugeordnet werden können, müssen die Debitor-IDs der Buchhaltungssoftware in Escola hinterlegt werden.
Dies kann manuell oder über einen Import erfolgen.
Manueller Weg:
- Verwaltung > Personen wählen
- die Gruppe Schülerinnen & Schüler (Klassen oder Arbeitsgruppen) aufrufen oder nach einer Schülerin / einem Schüler suchen
- zum Tab "Rechnungsstellung" wechseln
- Beim Hauptrechnungskontakt die Debitor-ID eintragen
Import
Die Voraussetzung für einen Import sind tabellarische Daten (z.B. Excel, Numbers usw.) mit den folgenden Spalten:
Name | Vorname | Debitor-ID
Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle. In diesem File können auch Personen enthalten sein, die in Escola nicht erfasst sind. Es wird ein Update-Import durchgeführt, bei welchem nur in Escola vorhandene Personen aktualisiert werden, neue Personen, die noch nicht auf Escola erfasst sind, werden hierbei nicht erstellt.
Um die Debitor-IDs maschinell zu importieren, muss folgendermassen vorgegangen werden:
- Verwaltung > Personen aufrufen
- "mehrere Personengruppen auswählen"
- alle Eltern/Bezugspersonen auswählen
- auf den Zurück-Button klicken
- "Daten-Import" wählen
- Ergänzen oder Überschreiben wählen
- Excel, Numbers usw. öffnen und die zu importierenden Daten auswählen und in die Zwischenablage kopieren
- In Escola die kopierten Daten ins Textfeld einfügen
- Auf "Datensätze importieren" klicken
- die Feldzuordnungen kontrollieren und auf "Daten importieren" klicken
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