Volltextsuche

INHALTSVERZEICHNIS

• Was macht die Volltextsuche?
• Wo gibt es die Volltextsuche?
• Wieso finde ich mein Dokument nicht? 

Was macht die Volltextsuche?

Ohne Volltextsuche können hochgeladene Dokumente mit der Suchfunktion nur anhand ihres Titels gefunden werden. Wird die Volltextsuche aktiviert, kann auch nach den Inhalten der Dateien gesucht werden. Dies führt zu einer besseren Auffindbarkeit von Dateien, da man Dokumente auch anhand Stichworten findet, die im Dokument vorkommen. 

Beim Heraufladen eines Dokumentes wird dessen Inhalt extrahiert und verarbeitet. Je nach Grösse der Datei kann dieser Prozess etwas länger dauern – erst danach funktioniert die Volltextsuche.

Die Volltextsuche funktioniert einerseits mit Textdateien, wie zum Beispiel PDFs mit selektierbarem Text oder Word-Dokumente. Hier wird der Inhalt direkt extrahiert, gespeichert und dann bei der Volltextsuche durchsucht.  

Aber auch Scans/Fotos von Dokumenten oder Screenshots, die Text enthalten, können durchsucht werden. Hierfür wird der Inhalt mittels optischer Texterkennung (OCR) extrahiert. 

Wo gibt es die Volltextsuche?

Die Volltextsuche ist bei diversen Dokumentenstrukturen verfügbar; dazu gehören die Schüler:innen-Dokumente, Dokumente in Klassen/Arbeitsgruppen, Anstellungs-Dokumente oder Mitarbeitenden-Dokumente. Hier befindet sich das Suchfeld jeweils im Reiter «Neuste Dokumente». Auch bei den Dokumentvorlagen kannst du die Volltextsuche verwenden.

Zudem steht die Suchfunktion an anderen Orten dynamisch bereit, wie beispielsweise im Messenger oder bei den Personal-Abwesenheiten, sobald einer Nachricht oder einem Eintrag eine grössere Anzahl an Dokumenten beigefügt ist.

Wieso finde ich mein Dokument nicht? 

Wenn du ein gewünschtes Dokument nicht findest, obwohl du Begriffe eingegeben hast, die im Dokument vorkommen, kann es folgende Gründe haben: 

Volltextsuche nicht aktiviert

Standardmässig durchsucht das Suchfeld nur die Titel der Dokumente. Um die Volltextsuche zu benutzen, muss der Schalter rechts vom Suchfeld aktiviert sein. 

Datei zu gross 

Bei sehr grossen Dateien wird der Inhalt nicht extrahiert und ist nicht durchsuchbar. Das Heraufladen solcher Dateien ist weiterhin möglich, sie können jedoch nur anhand ihres Titels gefunden werden und nicht anhand ihres Inhaltes.

Qualität/Auflösung zu gering

Bei Dateien, die nicht-selektierbaren Text enthalten (z.B. Fotos/Scans von Dokumenten, Screenshots, etc.) wird der Inhalt mithilfe optischer Texterkennung extrahiert. Wenn die Qualität/Auflösung des Fotos zu gering ist, kann es dazu kommen, dass der Inhalt falsch extrahiert wird oder gar nicht extrahiert werden kann. Dies bedeutet dann auch, dass die Volltextsuche das gewünschte Dokument nicht auffinden kann. 

Format nicht unterstützt

Die Volltextsuche funktioniert mit allen gängigen Text- und Bildformaten, wie beispielsweise DOCX, PDF, JPG/JPEG, PNG oder TXT. Andere Dateiformate können zwar auf Escola hochgeladen werden, werden jedoch allenfalls nicht von der Volltextsuche unterstützt und können somit nur anhand des Titels aufgefunden werden.  

Handschriftlicher Text, ausgefallene Schriftarten, Text zu schräg

Die optische Texterkennung ist für computergenerierten Text optimiert. Dies bedeutet, dass handschriftlicher Text schlecht oder gar nicht erkannt wird. Auch ausgefallene oder unkonventionelle Schriftarten können eine Hürde für die Texterkennung darstellen. Die optische Texterkennung setzt zudem voraus, dass der Text gerade ist; ist der Text auf dem Bild zu schräg, können die Buchstaben nicht richtig erkannt werden.